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Che si tratti di un compito scolastico, un progetto artistico, la registrazione per votare o un'iniziativa sul lavoro, molte cose che fai nella vita hanno una scadenza. Per alcune persone, potrebbe essere difficile completare un progetto entro il tempo assegnato. Cose come la procrastinazione o le distrazioni possono ostacolare la tua efficienza e farti impiegare più tempo per completare le cose. Fortunatamente, impiegando tattiche solide e gestendo bene il tuo tempo, puoi superare le tue carenze e rispettare le scadenze regolarmente.

Passi

Metodo 1 di 3: mantenere una buona gestione del tempo

1. 

   Imposta una sequenza temporale di completamento per il tuo progetto. Quando si imposta un tempo di completamento, è bene essere realistici su quanto tempo potrebbe essere necessario per completare il progetto. Considera cosa ti aspetti di fornire, quanto tempo puoi dedicare ad esso, quanto è grande il progetto. Un altro modo per ottenere una buona stima è confrontarla con i progetti che hai fatto in passato. Se non pensi che sia possibile finire in tempo, parla con la persona che ha originariamente assegnato la scadenza e vedi se riesci a rimuoverla.
   • Determina una stima del tempo necessario per ogni attività più piccola. Una volta che hai finito, aggiungi un margine temporale alla fine per ottenere un tempo realistico per l'intero progetto.
   • Assicurati di ottenere chiarimenti completi sulle specifiche di un progetto prima di accettare una scadenza.
   • Non scendere a compromessi e accetta una scadenza che sai essere irraggiungibile. Ciò non soddisferà chi ha assegnato la scadenza e danneggerà la tua reputazione.

2. 

   
   
   Suddividi il tuo progetto in attività più piccole. Invece di sentirti sopraffatto dall'idea di completare un grande progetto, suddividilo in compiti più piccoli e facilmente raggiungibili. Cancella le attività dall'elenco mentre le completi.
   • Se devi scrivere un articolo, fare la ricerca potrebbe essere il tuo primo compito. Ulteriori attività potrebbero includere la scrittura delle prime 500 parole, il completamento dell'introduzione o la scrittura di un certo numero di pagine.
   • Se la tua scadenza è per il lavoro, assicurati di assegnare il tempo in modo efficace. Se una delle tue attività più piccole richiede molto più tempo del solito, potrebbe essere una buona idea passare a un'altra parte del progetto.

3. 

   
   
   Completa un progetto alla volta. Sebbene molti di noi siano costretti a svolgere più compiti nella vita quotidiana, è importante che dedichi abbastanza tempo a ogni singolo progetto a cui stai lavorando. Dedicare la tua attenzione a un singolo progetto ti rende più efficiente.
   • Se sei costretto a lavorare su una sequenza temporale parallela per due o più progetti, completa una parte di attività per un progetto prima di cambiare marcia e lavorare su un altro.

4. 

   
   
   Dai la priorità alle tue attività e ai tuoi progetti. Quando devi destreggiarti tra più progetti o attività, è importante che tu possa determinare quali attività sono più critiche per il successo complessivo del progetto o quali passaggi devono essere completati prima di andare avanti con esso.
   • Potrebbe essere una buona idea iniziare con i compiti oi progetti più difficili, quando la tua mente è più fresca.

5. 

   Supponi che ci vorrà più tempo del previsto. È importante tenere conto di circostanze impreviste che potrebbero ritardare il tuo progetto. Per alcune cose, questo può significare non avere i materiali richiesti in tempo, qualcuno che si ammala o un'emergenza personale.
   • Se si verifica un'emergenza e non sei in grado di rispettare la scadenza, informa la persona che ha emesso la scadenza il prima possibile.

6. 

   Pianifica pause regolari durante la giornata. Lavorare costantemente senza fare pause ti rende meno efficiente. Invece di bruciarti, prenditi 10-15 minuti di pausa durante la giornata in modo da non perdere la concentrazione.
   • Considera quanto tempo ti ci vuole di solito per perdere la concentrazione e regola la quantità di tempo che lavori in una volta in base ad essa.
   • Piccole pause programmate durante la giornata ti consentono anche di valutare problemi complessi che potrebbero essere sconcertanti.

7. 

   Elimina le scadenze se non ce n'è motivo. Se una scadenza è arbitraria o artificiale, dovresti considerare di rimuoverla tutta insieme. Alcuni progetti e attività richiedono tempo, pazienza e alti livelli di precisione e il tempo di completamento non ha alcun peso sul progetto o sull'organizzazione generale.
   • I progetti che richiedono un alto livello di accuratezza e test come nell'IT o nella programmazione dovrebbero fare affidamento meno sulle scadenze e più sulla creazione di un prodotto di qualità.
   • Sebbene impostare scadenze fasulle possa funzionare per alcuni, gli studi hanno dimostrato che in genere non aumentano la produttività. Ciò che conta di più è la nostra etica del lavoro e altri aspetti comportamentali che possiamo mirare a migliorare, come essere più organizzati.

Metodo 2 di 3: rimanere organizzati

1. 

   Mantieni un calendario per ogni giorno e rispettalo. Creare un calendario delle attività da svolgere quotidianamente ci consente di interpretare visivamente il lavoro che dobbiamo fare. Assicurati di bloccare la quantità di tempo necessaria per completare ogni attività e includi cose come le pause programmate regolarmente.
   • Suddividere il progetto in 4 parti più piccole ti aiuta a soddisfare gli obiettivi e le limitazioni di tempo durante tutto il progetto.
   • Puoi utilizzare calendari online come il calendario di Google che ti fornirà promemoria di testo ed e-mail per scadenze importanti.

2. 

   Scrivi un elenco di cose che devi fare. Non sapere cosa è necessario completare può far perdere tempo. Assicurati di mantenere un elenco chiaro delle attività che devi completare per rispettare le scadenze per il tuo progetto.
   • Puoi conservare questo elenco su un foglio di carta o un documento online.
   • Quando hai completato le attività nel tuo elenco, assicurati di cancellarle.

3. 

   Conserva tutti i documenti e le e-mail in cartelle classificate. Non essere in grado di trovare documenti critici fa perdere molto tempo e può essere stressante. Organizzare i documenti e classificarli ti consentirà di trovare rapidamente informazioni importanti.
   • Salva tutte le email in una cartella a cui potrai accedere in seguito. Se qualcosa va storto durante il progetto o c'è una controversia, puoi fare riferimento alle vecchie e-mail per verificare i tuoi reclami.

Metodo 3 di 3: rimanere in attività e non procrastinare

1. 

   Inizia il tuo progetto il prima possibile. Non rimandare un progetto perché la scadenza non è vicina. Prima inizi un progetto, prima lo completerai. Se aspetti troppo a lungo, finirai per rimescolare il tempo con l'avvicinarsi della scadenza.
   • Analisi La paralisi si verifica quando qualcuno analizza un problema troppo a lungo prima di iniziarlo, il che potrebbe portare a ritardi del progetto o il progetto non verrà mai completato.

2. 

   Tieniti responsabile. È facile trovare scuse, ma non ci aiuta a imparare dai nostri errori. Invece di trovare scuse, guarda la situazione in modo obiettivo e considera dove puoi migliorare. Prendi sempre l'iniziativa di fare le cose in anticipo e non dare la colpa agli altri se non sei in grado di completare un progetto.
   • Dire a un amico o un familiare di una scadenza potrebbe motivarti a completarla in tempo.

3. 

   Risparmia tempo sui social per dopo averlo completato. Se sei il tipo di persona che si distrae facilmente, potresti trarre vantaggio dal risparmiare tempo sociale per dopo aver rispettato la scadenza. Se perdi scadenze importanti per compiti più piccoli a causa delle notti tarde o per passare troppo tempo con i tuoi amici, astieniti dal partecipare a eventi sociali fino a quando le scadenze non sono rispettate.
   • Dì ai tuoi amici che hai una scadenza importante e che vorresti uscire, ma devi rispettare i tuoi impegni.

4. 

   Cambia il tuo ambiente. Il tuo ambiente influisce sul tuo umore. Se lo spazio di lavoro che stai utilizzando ti rende stanco o non ti ispira, valuta la possibilità di cambiarlo.
   • Visitare un bar locale può essere la decisione giusta se puoi lavorare su un laptop.
   • Anche semplicemente cambiare la stanza in cui ti trovi può aiutarti a rimanere produttivo.

5. 

   Disattiva le distrazioni intorno a te. Le distrazioni possono ridurre la produttività e l'efficienza. Se vieni regolarmente ritardato perché sei distratto da siti web, social media o persone che ti interrompono, trova un modo per limitarli. Passare il telefono in modalità silenziosa e non avere i social media sono due modi per rimanere nei tempi previsti in modo da poter rispettare le scadenze.
   • Sono disponibili app che disattivano tutte le notifiche dai social media, quindi non sei tentato di perdere tempo.

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