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Se stai esaurendo lo spazio nella tua e-mail di IBM Notes, ma non sei pronto per eliminare le e-mail, considera l'archiviazione. Archiviare le e-mail significa copiare i messaggi in una posizione diversa sul tuo computer. Imparare ad archiviare IBM Notes per liberare spazio nel tuo account salvando le email originali. Aiuta anche il tuo computer e software a funzionare al massimo delle prestazioni.

Passi

1. 

   Limita la dimensione del file di posta. Mantieni la dimensione del tuo file di posta inferiore a 500 MB. (Alcune organizzazioni potrebbero richiedere una limitazione più rigida, ad esempio 200 MB.)
   • Controlla la dimensione dei tuoi dati andando su File, Database, Proprietà. In Lotus 8, vai su File, Applicazioni, Proprietà.
   • Fare clic sulla scheda "i". Il numero dopo "Spazio su disco" indica la quantità di dati attualmente disponibili su IBM Notes.

2. 

   
   
   Impara le impostazioni predeterminate della tua organizzazione. Se utilizzi IBM Notes per la scuola o il lavoro, potrebbero essere già presenti le impostazioni di archiviazione. Ciò aiuta le organizzazioni a controllare la quantità di messaggi di posta elettronica per utente, nonché le prestazioni generali dei computer all'interno dell'organizzazione. Se le impostazioni di archiviazione sono già stabilite, parlare con il personale dei sistemi tecnici per vedere se possono essere modificate.

3. 

   
   
   Determina le impostazioni di archiviazione desiderate. Puoi archiviare tutte le email di IBM Notes o selezionarne di specifiche. Dovrai anche decidere la frequenza con cui desideri archiviare IBM Notes.
   • Apri l'applicazione appropriata (Mail).
   • Vai su Azioni, Archivio, Impostazioni.
   • Vai alla scheda Criteri e assicurati che sia selezionato "Predefinito per ultima modifica".
   • Fare clic su "ok" per salvare le modifiche.
   • Assicurati che i criteri siano abilitati.

4. 

   
   
   Pianifica archivi automatici. La pianificazione degli archivi automatici garantisce che l'archiviazione sia regolare e coerente. Ti fa anche risparmiare tempo.
   • Apri l'applicazione appropriata (Mail).
   • Vai su Azioni, Archivio, Impostazioni.
   • Vai alla scheda Pianificazione. Assicurati che "Pianifica archiviazione" sia selezionato.
   • Scegli l'ora e il giorno appropriati in cui desideri che il tuo computer archivi i file.

5. 

   Archivia manualmente IBM Notes. Anche se pianifichi l'archiviazione automatica, puoi comunque archiviare manualmente in qualsiasi momento.
   • Apri l'applicazione appropriata (Mail).
   • Apri la posta o la cartella che desideri archiviare.
   • Vai su Azioni, Archivia, Archivia ora.
   • Fare clic su Sì per archiviare in base alle impostazioni predeterminate.

6. 

   Archivia utilizzando il metodo di trascinamento della selezione. Questo è semplicemente un altro modo per archiviare manualmente IBM Notes.
   • Apri l'applicazione appropriata (Mail).
   • Apri la posta o la cartella che desideri archiviare.
   • Seleziona i messaggi appropriati.
   • Trascina i messaggi nell'archivio richiesto nel pannello di navigazione.

7. 

   Visualizza i messaggi archiviati. Anche se hai archiviato un'e-mail, potresti comunque aver bisogno di accedervi di tanto in tanto. Il tuo file di archivio imiterà le cartelle che hai impostato nel tuo account IBM Notes. Tutto rimarrà organizzato nel modo in cui l'hai progettato.
   • Apri l'applicazione appropriata (Mail).
   • Fare clic su Archivia nel riquadro di navigazione.
   • Seleziona l'archivio appropriato (ad esempio, Predefinito per Ultima modifica).

Domande e risposte della comunità

Suggerimenti

• Esegui il backup delle email importanti. Se hai email importanti in IBM Notes, assicurati di copiarle in un'altra posizione, come un CD o un DVD. Questo ti fornisce una copia extra nel caso in cui succeda qualcosa al server o la copia memorizzata sul tuo personal computer.
• Elimina i messaggi vecchi e non necessari, soprattutto se contengono allegati. Ciò contribuirà anche a ridurre le dimensioni dei dati e a migliorare le prestazioni del computer.