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• Passi
• Suggerimenti

Archiviare copie delle cartelle cliniche è molto importante, in quanto questi documenti possono essere utili se decidi di consultare altri medici, se hai bisogno di essere visto in ospedale, ti ammali mentre viaggi o ti trasferisci in un altro luogo. Avere a portata di mano le copie cartacee e digitali di queste registrazioni può far risparmiare tempo e garantire una migliore assistenza medica. Gli studi dimostrano che i pazienti cardiopatici che conservano le cartelle cliniche ricevono cure migliori, poiché i medici hanno accesso a tutta la loro storia sanitaria. Questo è anche il caso delle persone che soffrono di altre malattie croniche come cancro, diabete e artrite.

Passi

Parte 1 di 2: organizzazione di copie cartacee

1. 

   
   
   Chiedere ai responsabili dell'unità medica di accedere a questi record. Il primo passo per organizzare le cartelle cliniche è raccogliere quante più copie (stampate) del trattamento e della diagnosi possibile con medici, infermieri, chiropratici, fisioterapisti, psicologi, ecc. La legge garantisce il diritto di accedere a determinate informazioni riguardanti il ​​tuo stato di salute.
   • Sii educato e paziente quando ordini copie di questi file. Informa che desideri creare il tuo record. Alcuni medici e centri ospedalieri potrebbero esitare a consentire l'accesso a questi documenti per timore di possibili negligenze mediche.
   • I dichiaranti potrebbero aver bisogno di tempo per organizzarli, poiché esiste la possibilità che non siano in un unico file. In tal caso, fissare un appuntamento per tornare in un secondo momento.
   • La cartella clinica raccoglie tutte le informazioni segnalate da ogni medico e ospedale in cui sei stato visto, in un unico file.
   • La legge garantisce al paziente l'accesso alla maggior parte delle informazioni sanitarie (cartelle cliniche, immagini, risultati dei test, documenti finanziari, ecc.). Tuttavia, alcuni dati sono riservati, come le valutazioni psichiche (note fatte da un professionista della salute mentale durante il trattamento) e documenti da utilizzare in procedimenti civili o penali.

2. 

   
   
   Conserva una copia di tutti i documenti. Una volta ottenute le informazioni desiderate dall'ospedale, fai una copia di tutto. La storia deve contenere copie dei risultati di tutti i test di laboratorio ed esami, diagnosi, rapporti sul trattamento, radiologie, dichiarazioni di assicurazione sanitaria e raccomandazioni mediche di tutti gli ospedali visitati. Probabilmente è il team di supporto che copierà i documenti originali.
   • Sebbene vengano consegnati tutti i documenti necessari, gli originali vengono archiviati presso le stesse istituzioni mediche. Essere consapevoli del fatto che i pazienti hanno diritto legalmente solo a una copia.
   • Gli ospedali hanno il diritto di addebitare una tariffa per loro, quindi assicurati di chiedere il prezzo. Eventualmente verrà addebitata una tariffa per ogni pagina o una tariffa fissa per la stampa dell'intero file.
   • Probabilmente dovrai firmare un modulo di autorizzazione in ogni clinica che richiede la registrazione medica.

3. 

   
   
   Organizza le copie inserendole in una cartella. Quando si riceve l'anamnesi, separarli in cartelle diverse per ogni ospedale o medico consultato. Quindi, organizza ciascuno in ordine cronologico, dalla prima visita a quella più recente. Questo tipo di organizzazione consente di trovare informazioni specifiche in modo rapido e semplice. Puoi praticare tre fori sul bordo sinistro dei fogli e metterli in un raccoglitore a tre anelli, oppure utilizzare un quaderno a spirale per archiviare questi documenti (con divisori per ogni membro della famiglia o un raccoglitore individuale per ciascuno).
   • Usa divisori colorati diversi per identificare ogni medico o ospedale. Inoltre, organizzare i nomi dei medici in ordine alfabetico.
   • Rinforza gli anelli nella cartella del raccoglitore in cui sono archiviati i tuoi documenti, soprattutto se è stato analizzato troppo spesso.
   • I documenti relativi alla domanda e al pagamento della convenzione devono essere conservati per un periodo di almeno cinque anni e le dichiarazioni dei redditi per almeno sette anni.

4. 

   Crea un indice, utilizzando un elaboratore di testi per computer, per organizzare le cartelle cliniche. Questa funzione delinea le informazioni in ordine cronologico o alfabetico, rendendo la ricerca dei dati molto più semplice. Stampa l'indice su carta più robusta per evitare strappi o usura.
   • Scegli un carattere grande e leggibile per la pagina dell'indice: niente di fantasia o artistico (ricorda, questo non è un album).
   • Se necessario, cercare aiuto su Internet su come creare un indice per la stampa.
   • È inoltre possibile utilizzare le tabelle vuote fornite con i divisori del raccoglitore.

5. 

   Conservare il raccoglitore / taccuino in un luogo sicuro. Dopo aver archiviato tutti i documenti medici, conservare le cartelle su uno scaffale o un armadietto per chiavi, fuori dalla portata di bambini e animali domestici. Avere questi record in archivio a casa ti permette di leggere e capire cosa viene scritto quando vuoi. Oltre a sentirsi in controllo della propria salute, poter scegliere il trattamento migliore.
   • Per conservare la cartella con le copie stampate in modo più sicuro, inserirla in una scatola sicura o ignifuga.
   • Potrebbe essere più accessibile tenere i file vicino alla scrivania del computer. Vedi sotto come proteggere i documenti su piattaforme digitali.

Parte 2 di 2: registrazione di copie elettroniche

1. 

   Scansiona le cartelle cliniche. Dopo aver archiviato tutte le copie cartacee, è necessario scansionarle anche in formato digitale. Ciò eviterà che i record vengano danneggiati o persi, una realtà preoccupante per coloro che vivono in aree ad alto rischio di inondazioni, smottamenti e altri disastri naturali.
   • La maggior parte delle stampanti ha una funzione di scansione, quindi non sono necessarie altre apparecchiature.
   • Dopo la scansione, creare una cartella con il nome "Cartella clinica" e, successivamente, sottocartelle per ogni ospedale / medico visitato. Quindi trascina i file nelle posizioni appropriate.
   • In alternativa, registra i dati per ogni copia stampata a mano sul computer (digitando), tuttavia, questo richiede molto più tempo rispetto alla scansione dei documenti.

2. 

   Acquista il tuo software per la registrazione dei documenti medici. Avere familiarità con un word processor è un buon inizio, ma è anche utile conoscere i programmi per quel tipo specifico di archiviazione. Sarà comunque necessario scansionare tutte le copie, ma questo software farà l'intera organizzazione.
   • Il prezzo approssimativo varia tra R $ 80,00 e R $ 230,00 e alcuni di essi includono il supporto tecnico in linea.
   • Cerca il programma più adatto al tuo budget e al tuo livello di conoscenza del computer. Alcune aziende offrono anche una prova gratuita per un periodo limitato.
   • Indipendentemente da come organizzare i file, è importante eseguirne il backup, ovvero copiarli su un CD, un disco rigido esterno o una pen drive.

3. 

   Cerca cartelle cliniche online. Alcune istituzioni sanitarie, così come ospedali e agenzie assicurative, forniscono record su piattaforme a cui è possibile accedere da remoto. In altre parole, memorizzano la storia medica, con il tuo permesso, in un database sicuro. Pertanto, è possibile accedervi ogni volta che vuoi tramite computer o telefono cellulare. Se questo è il caso del tuo ospedale, questa struttura, oltre a risparmiare tempo, evita il fastidio di dover scansionare copie cartacee.
   • Probabilmente dovrai accedere alle cartelle cliniche tramite le tue applicazioni o programmi. Chiedi consiglio al tuo medico o al personale di supporto dell'ospedale.
   • Se sei preoccupato per la sicurezza delle tue informazioni personali, chiedi che i dati non siano archiviati su piattaforme online.

4. 

   Memorizza la tua cronologia sanitaria online. Durante la scansione di questi documenti, un'altra opzione per archiviarli sono i siti di archiviazione, o anche "archiviazione cloud". È possibile che l'agenzia sanitaria o l'ospedale stesso forniscano al paziente l'accesso gratuito a queste piattaforme. Inoltre, ci sono una serie di aziende che forniscono siti di archiviazione digitale gratuitamente oa pagamento, come Google Docs.
   • Con il tuo permesso, familiari e medici potranno accedere alla cartella clinica personale senza la necessità di trasportare cartelle con copie cartacee.
   • Quando si utilizza qualsiasi tipo di piattaforma online, assicurarsi che le password siano protette.
   • Ricordati di memorizzare le informazioni di login e password dei siti utilizzati per l'archiviazione.

Suggerimenti

• Una storia medica completa fornisce ai nuovi medici informazioni accurate e importanti che garantiranno il miglior trattamento possibile.
• Inizia a registrare i documenti il ​​prima possibile. Quando si lascia un appuntamento o un laboratorio, conservare i registri. Ciò consente di risparmiare tempo e fatica per raccogliere tutte le informazioni in un secondo momento.
• Le leggi sulla cartella clinica variano a seconda della località. Controlla le normative per il tuo paese, stato e comune.
• Le cartelle cliniche possono aiutarti a gestire meglio l'assicurazione sanitaria, l'assicurazione sulla vita e altri costi.
• Quando chiedi all'ospedale di organizzare la storia, sii specifico su quelli di cui hai bisogno, altrimenti saranno in grado di copiare tutte le informazioni disponibili e farti pagare per questo.
• Considera l'idea di salvare le copie scansionate su un dispositivo USB portatile o su un disco rigido rimovibile e conservale in un luogo sicuro.