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Scrivere inviti può essere una parte stressante della pianificazione e dell'organizzazione di un evento. Tuttavia, se trascorri un po 'più di tempo nella lista degli invitati, se scegli il giusto mezzo di comunicazione, personalizzi gli inviti e raccogli le risposte, puoi inviare gli inviti in modo rapido e semplice e monitorare la lista degli invitati in crescita.

Passi

Parte 1 di 3: creazione della lista degli invitati

1. 

   Fai un elenco di base. Tale elenco dovrebbe includere tutte le persone che non possono mancare all'evento, come la famiglia più vicina e i loro migliori amici. Se si tratta di un evento professionale, includere nell'elenco i partner commerciali. Anche feste di laurea o altre celebrazioni accademiche possono includere mentori e insegnanti preferiti. Matrimoni e altri eventi con più host devono tenere conto delle persone importanti per ogni host.

2. 

   
   
   Includere altri amici e parenti. Dopo aver terminato l'elenco di base, confrontalo con il numero massimo di persone che puoi invitare alla festa o all'evento. A quel punto, puoi iniziare ad aggiungere altri membri della famiglia e amici non così vicini. Se finisci per avere meno persone del massimo consentito, non ci sono problemi, ma cerca di non superare quel numero.

3. 

   
   
   Pensa agli aggregati. Se hai intenzione di consentire agli ospiti di portare qualcun altro alla festa, dovrai tenere conto di quel numero quando determini l'elenco finale. Inoltre, è necessario includere i parametri di invito. Ad esempio, se non hai intenzione di includere bambini nell'evento, scrivi cortesemente ricordando agli ospiti che non devono portare altre persone al di sotto di una certa età.
   • Puoi scrivere qualcosa del tipo "Mr. João Almeida e la sua famiglia sono cordialmente invitati al nostro ricevimento di nozze. Chiediamo che tutti gli ospiti abbiano più di 18 anni ”.

4. 

   
   
   Rivedi l'elenco. È importante non lasciare fuori nessuno. Chiedi a un amico o un familiare di rivedere l'elenco con te e dare suggerimenti su come aggiungere o eliminare qualcuno. Ricorda sempre il numero massimo di ospiti ed evita di invitare troppe persone. Tuttavia, se pensi che alcuni ospiti non saranno in grado di partecipare, invita altre persone.
   • Se sei preoccupato per le cancellazioni, prova a inviare una parte degli inviti in anticipo. Quindi invia un secondo giro di inviti se molte persone non sono in grado di partecipare.

Parte 2 di 3: creazione degli inviti

1. 

   Crea i tuoi inviti. Puoi utilizzare Microsoft Word, programmi Adobe o altri software di progettazione. Se hai una bella calligrafia, puoi anche scrivere tutto a mano. Usa carta di buona qualità con la trama del cartone o qualcosa di più interessante.
   • Un'altra opzione è creare più livelli negli inviti. Inizia con una stampa delle dimensioni di un biglietto e aggiungi un pezzo di cartone colorato leggermente più grande del retro. Usa colla o nastro biadesivo.
   • Se vuoi personalizzare e risparmiare tempo, usa timbri personalizzati.Puoi trasformare uno scrap personalizzato o una foto in un timbro e replicare rapidamente ogni biglietto per gli ospiti.

2. 

   Acquista inviti personalizzati per risparmiare tempo rispetto al fai da te. I prezzi variano ampiamente in base allo stile, al tipo di carta, alla stampa a colori o in bianco e nero e ad altre variabili, quindi fatti un'idea di come desideri l'invito per ottenere un preventivo accurato.
   • Ci sono diverse cartolerie e negozi di forniture per ufficio che stampano inviti personalizzati.
   • Puoi anche trovare diversi siti Web che eseguono questo tipo di inviti.

3. 

   Crea inviti elettronici. Se i tuoi ospiti sono più moderni o se il tuo evento è meno formale, hai la possibilità di utilizzare più app per invitare le persone più facilmente e rapidamente tramite e-mail o social media. La maggior parte dei programmi ti consente di includere i tuoi disegni o di utilizzare un modello standard per facilitare l'invito. Oltre ad accelerare il processo di creazione del design, sarai anche in grado di inviare immediatamente tramite un file digitale e ricevere la risposta più velocemente, che è un'ottima idea per coloro che hanno una scadenza più breve.

4. 

   Scrivi qualcosa di molto ricettivo. Includere l'occasione, la data, il luogo e l'ora dell'evento. È anche importante far sapere agli ospiti se possono portare altre persone o meno. Inoltre, chiedi una risposta utilizzando una scheda allegata, un indirizzo e-mail, un'applicazione o un telefono, a seconda delle tue preferenze. Mantieni l'invito breve e gentile, ma includi richieste educate come: "Si prega di partecipare" o "Chiediamo la vostra presenza" in modo che gli ospiti si sentano i benvenuti.
   • Ad esempio, scrivi qualcosa come: "Per favore, vieni alla mia festa di compleanno. L'evento sarà il 16 ottobre a casa mia. La festa si terrà dalle 15 alle 14:30. Per favore rispondi usando la scheda, la mia email o chiamandomi ”.
   • Devi anche includere indicazioni speciali per il tuo evento o altre istruzioni, come il costume o altre informazioni pertinenti.

5. 

   Usa la nomenclatura corretta per l'ospite. La cosa più importante è l'intenzione, e la tua è mostrare rispetto per gli ospiti, quindi fai uno sforzo per ricordare e includere questi dettagli. Se stai invitando una donna single, non sposata, usa "Miss" o "Ms.", o se l'invito è per un solo uomo, usa "Mr.". Per una coppia sposata, usa "Mr." e "Mrs.". Tuttavia, le cose possono diventare più complicate se inviti amici o parenti con titoli speciali, come "Dr." o qualche altro titolo importante.
   • Se usi la nomenclatura sbagliata in un invito, chiedi scusa al telefono, di persona o per iscritto. Questo è un buon modo per riscattare te stesso per la gaffe.

6. 

   Includere il destinatario e l'indirizzo del mittente. Nell'angolo in alto a sinistra della busta, includi il tuo nome, via, città, stato e codice postale. Al centro scrivi le stesse informazioni dell'ospite. Puoi anche inviare le tue informazioni di contatto all'interno dell'invito o sulla scheda di risposta. Pertanto, se l'ospite perde la busta, avrà comunque accesso alle tue informazioni.

7. 

   Firma educatamente. L'ultima frase e la firma devono essere scelte in base al pubblico. Ad esempio, se stai invitando il tuo capo, un educato "premuroso" è il modo migliore per dire addio. Se è per i tuoi genitori, scrivi "con amore". Questa è una buona opportunità per dare ai tuoi inviti un tocco personalizzato facile e veloce.
   • Usa una battuta interna per rendere l'invito più personale. Ad esempio: "Grazie per avermi sempre offerto da bere, Roberto". Questo è un messaggio molto personale che puoi scrivere a un compagno di stanza del college sul tuo invito a nozze. Ma sappi che non sarà molto appropriato scrivere questo ai tuoi genitori.

8. 

   Decora gli inviti. Puoi trovare un'ampia varietà di elementi decorativi semplici, come i bordi, e quelli più complicati, come viti, rose e zucche. Se hai un amico o un parente che è un artista, chiedigli di personalizzare il tuo invito. Questa è anche un'altra opportunità per includere il tuo stile personale durante la realizzazione. Tuttavia, ricorda che il design deve corrispondere allo stile dell'evento. Ad esempio, un teschio e ossa incrociate può essere bello per un invito a una festa di Halloween, ma non starà bene sul tuo invito a nozze.

Parte 3 di 3: raccogliere la risposta

1. 

   Monitora le risposte manualmente. Se hai chiesto agli ospiti di rispondere utilizzando una scheda inclusa nell'invito o per telefono, potrebbe essere più semplice creare un elenco manuale di risposte. Può essere semplice come un elenco stampato di ospiti con segni di visto che indicano la presenza o una "X" che indica assenza. Un'altra opzione è creare un sistema di monitoraggio più avanzato utilizzando un foglio di calcolo Excel con il numero totale di conferme, ospiti extra, il numero di adulti o bambini, il tipo di piatto e altri fattori predeterminati.

2. 

   Usa un sistema virtuale. Se hai deciso che gli inviti digitali sono l'opzione migliore per il tuo evento, probabilmente avrai accesso a un programma di monitoraggio delle risposte e delle conferme. Questo è uno dei motivi per cui le persone scelgono gli inviti elettronici. Tuttavia, se hai inviato i tradizionali inviti cartacei, è ancora possibile trasferire la lista degli invitati e le informazioni a sistemi di monitoraggio digitale per controllare il processo. Ci sono molte risorse su Internet che sono economiche o gratuite.

3. 

   Preparati per il numero appropriato di ospiti. Quando hai una buona idea del numero di ospiti che possono partecipare all'evento, organizza il luogo, il buffet e le altre sistemazioni per soddisfare le esigenze dei presenti. Controlla attentamente il numero di pasti ordinati, la capienza massima del luogo e altri fattori per offrire una buona esperienza a tutti i presenti.

4. 

   Invia biglietti di ringraziamento. Non importa se hai ricevuto o meno regali dagli ospiti, è importante dimostrare che sei grato che abbiano aggiunto il tuo evento al loro calendario. Usa un elenco di firme o chiedi a qualcuno di rimanere alla porta per monitorare chi ha partecipato. Quindi invia biglietti di ringraziamento.
   • Il biglietto può contenere un messaggio semplice come: "Grazie per essere venuto alla mia festa di compleanno!"
   • Se hai ricevuto un regalo, includi un riferimento specifico sulla cartolina che dice qualcosa del tipo: "Grazie mille per essere venuto alla mia festa di laurea. Non vedo l'ora di usare il set di penne che mi hai dato nella mia futura carriera! "
   • Come gli inviti, queste carte possono essere stampate digitalmente o tradizionalmente, a seconda della situazione specifica.