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L'analisi dei costi rappresenta una delle quattro valutazioni economiche (le altre tre sono costi-benefici, costi-efficacia e costi-utilità). Il processo per farlo, come suggerisce il nome, si concentra sui costi di attuazione di un programma senza tener conto del risultato finale. L'analisi dei costi è un primo passo importante prima di passare ad altri tipi di studi economici nel tentativo di determinare se un potenziale progetto è possibile o appropriato.

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Metodo 1 di 3: definizione dell'ambito e dello scopo

1. 

   Determina se è necessaria un'analisi dei costi. Il focus di questo studio dipenderà dal suo scopo. Per questo, prima di considerare l'ampiezza dell'analisi, è necessario definire a quali domande dovrà aver risposto alla fine.
   • Se stai conducendo un'analisi dei costi solo per impostare il budget o pianificare il futuro in modo strategico, potrebbe essere possibile includere l'intera organizzazione nello studio.
   • D'altra parte, uno scopo più rigoroso o specifico (come determinare se la fattura o la quantità di un servizio richiederà un'analisi dei costi relativa solo a quei costi particolari).

2. 

   
   
   Identificare la prospettiva dell'analisi dei costi. Oltre a determinare le ragioni dello studio, devi anche sapere da chi verranno analizzati i costi. Questo determina quali dati verranno raccolti e come verranno classificati.
   • Potresti essere interessato, ad esempio, al costo per i clienti di offrire un particolare servizio. È necessario visualizzare i costi dal loro punto di vista, tenendo conto dell'importo pagato (o da pagare in futuro) per il servizio, il trasporto alla posizione e altri problemi.
   • Se vuoi solo guardare al costo del programma in relazione all'azienda, guarda le spese organizzative in modo generale. È anche possibile analizzare i costi di opportunità, come quando si determina se offrire un determinato prodotto significa che sarà impossibile offrire altri programmi.

3. 

   
   
   Differenzia le tue offerte. Il tuo modo di delineare i programmi esistenti determina come verranno allocate le spese nell'analisi dei costi. Se l'azienda lavora con programmi molto diversi, la divisione può essere ovvia. Se si sovrappongono o condividono risorse, tuttavia, è necessario stabilire modi per separarle.
   • I programmi che si sovrappongono tra loro possono essere analizzati insieme, senza separazione. Scegli quello che ha più senso nelle operazioni della tua azienda, evitando la duplicazione degli sforzi quando possibile.
   • Per determinare quali programmi devono essere separati, guarda i servizi offerti da ciascuno, nonché le risorse necessarie ea chi verranno offerti. Se due di essi sono identici in due o tre di queste dimensioni, è probabile che debbano essere trattati come lo stesso programma nell'analisi dei costi.

4. 

   
   
   Definisci il periodo da analizzare. Il loro modo di classificare e calcolare i costi varia se l'analisi è a lungo termine (mesi o anni) o a breve termine (settimane o anche una singola applicazione).
   • Ad esempio, se stai cercando di decidere se addebitare o meno un servizio specifico, devi prima determinare i costi di produzione. Successivamente, farai un'analisi dei costi a lungo termine per determinare se l'azienda può superare la potenziale perdita di offrirlo.
   • Di solito è meglio scegliere un periodo per il quale è possibile ottenere dati sul reddito accurati, piuttosto che stime. Ciò aiuta se si prevede di utilizzare l'analisi dei costi come base per un'ulteriore valutazione economica.

Metodo 2 di 3: classificazione dei costi

1. 

   Rivedi i rapporti precedenti, se disponibili. Se l'azienda ha effettuato analisi dei costi in passato, utilizzare metodi identici o simili per classificarli. Il mantenimento di questa continuità permette di confrontare i report, rendendoli più utili nel tempo.
   • Puoi anche cercare analisi dei costi da parte di aziende vicine che hanno implementato programmi o offerto servizi simili.

2. 

   Elencare tutti i costi diretti del programma analizzato. Questi includono stipendi e benefici per i membri del team, forniture e materiali, nonché mobili e strutture cruciali. A seconda del tipo di programma o servizio offerto, potresti comunque avere costi di contratto, licenza o assicurazione.
   • I costi diretti sono specifici del programma o del servizio valutato nella tua analisi e non sono condivisi con altri settori.
   • Le spese generali come affitto, elettricità e acqua possono essere un costo diretto se il programma o il servizio ha una propria sede.

3. 

   Includere i costi indiretti. Questi includono stipendi e benefici generali di amministrazione e gestione, infrastruttura, attrezzature e qualsiasi altra cosa condivisa da più programmi o servizi. Ciò che viene classificato come costo indiretto dipenderà da come sono stati separati i programmi oi servizi nell'azienda.
   • Infine, quando si calcolano i costi di un particolare programma o servizio, è necessario effettuare la sua allocazione.

4. 

   Organizzare i costi per riflettere lo scopo dell'analisi. Per il tuo scopo, il tuo rapporto dovrebbe essere utile all'azienda. Piuttosto che fare affidamento su ampie categorie finanziarie, utilizzare quelle che riflettono accuratamente il modo in cui verrà utilizzata l'analisi.
   • Tra le categorie più comuni possono essere inclusi i costi del personale, i costi operativi e le spese di avviamento. All'interno di ciascuna di esse è necessario identificare quali spese sono dirette e quali indirette.

Metodo 3 di 3: calcolo dei costi

1. 

   Raccogli informazioni e documenti finanziari. Per ogni tipo di costo da includere nell'analisi, prendere nota della provenienza dei dati necessari per calcolarlo. Se qualcuno di loro deve essere stimato, registrare dove verranno ottenute le informazioni che li rendono affidabili.
   • Utilizza i dati sui costi effettivi quando possibile. Ciò aumenta l'utilità e l'affidabilità della tua analisi finale.
   • Per le stime, cerca fonti affidabili che possano essere applicate nel modo più specifico possibile. Se è necessario stimare il pagamento degli stipendi, ad esempio, utilizzare i tassi medi praticati nel mercato locale anziché quello nazionale.

2. 

   Aggiungi i costi diretti del programma. Con le informazioni accumulate finora, aggiungi stipendi, forniture, materiali e altre spese che si applicano al programma analizzato. Estenderli nel periodo osservato dallo studio.
   • Se stai effettuando un'analisi dei costi a lungo termine, calcola le tue spese dirette su base settimanale o mensile, quindi espanderla.
   • Quando si calcolano i costi del personale, ricordarsi di includere le spese (o l'importo) dei benefici offerti ai dipendenti attivi nel programma.

3. 

   Analizza i costi indiretti nel programma in esame. Per questa separazione, determinare quanto ciascuno può essere diviso tra diversi settori. Successivamente, calcola la percentuale di questo costo utilizzata dal programma.
   • Supponiamo, ad esempio, di destinare lo stipendio del direttore delle risorse umane. Essendo una responsabilità dell'area del personale, ha senso dividere gli stipendi per il numero di persone presenti nel team. Se ci sono dieci dipendenti in tutto, due dei quali sono dedicati al servizio analizzato, puoi separare il 20% dello stipendio del manager del programma nell'analisi dei costi.

4. 

   Calcola l'ammortamento dei beni. Se i beni dell'azienda (inclusi mobili, attrezzature o strutture) vengono utilizzati per implementare il programma o fornire il servizio in analisi, è necessario contabilizzare il suo ammortamento nei costi totali.
   • Il calcolo dell'ammortamento può essere un processo complicato. Se non hai esperienza in questo settore, conta sull'aiuto di un commercialista professionista.

5. 

   Prendi in considerazione i costi nascosti. A seconda dell'organizzazione e del programma analizzato, potrebbero esserci spese aggiuntive che non compaiono sui fogli di calcolo del budget o sui rapporti finanziari. Includere le stime di questi valori conferisce al tuo studio una maggiore credibilità.
   • Ad esempio, se stai effettuando un'analisi dei costi del programma di un'organizzazione senza scopo di lucro, le spese nascoste possono includere la quantità stimata di ore di volontariato, materiali donati o donazioni di spazio.
   • I costi nascosti possono includere anche i costi opportunità. L'apertura di un programma, ad esempio, può influire sulla capacità dell'azienda di offrire ad altri.

6. 

   Trarre conclusioni in base ai risultati. Ricorda la premessa iniziale della tua analisi dei costi e definisci le azioni da intraprendere. È possibile includere proiezioni o stime dei costi futuri associati al programma o al servizio.
   • Per lo meno, l'analisi dei costi dovrebbe fornire all'azienda una visione accurata di quanto costa realizzare il programma o offrire un particolare servizio.
   • L'analisi dei costi può anche sollevare altre domande, indicando che sono necessari ulteriori studi prima che venga presa la decisione finale.