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• Passi
• Suggerimenti
• Avvertenze

Sei appena stato eletto o nominato segretario della commissione di cui fai parte. Congratulazioni! Sai come registrare, preparare e presentare verbali? Non importa se stai seguendo la Bibbia legislativa Regole dell'ordine di Robert aggiornate o scrivere minuti in contesti meno formali, ecco i metodi importanti da seguire.

Passi

Parte 1 di 4: preparazione preliminare

1. 

   Conosci le regole delle riunioni della tua organizzazione. Se il segretario deve redigere verbali formali, chiedi se il gruppo segue le regole dell'ordine di Robert o qualche altra guida ufficiale. In contesti più informali, chiedi cosa dovrebbe essere incluso nei verbali o come verranno utilizzati.
   • Non è necessario acquisire familiarità con le Regole dell'ordine aggiornate complete, ma ottenerne una copia o prenderne in prestito una può essere utile per rispondere a domande specifiche.
   • Conosci anche il tuo ruolo. Alcuni segretari verbali non partecipano alla riunione, mentre altri prendono verbali e contribuiscono alla discussione. Non importa quale sia il caso, il segretario non dovrebbe essere qualcuno con un altro ruolo importante, come il facilitatore o il presidente.

2. 

   
   
   Prepara prima un modello. I verbali di ogni riunione ripetono alcune informazioni, quindi un modello creerà un formato coerente per una facile consultazione. Includere almeno lo spazio per le seguenti informazioni:
   • Il nome dell'organizzazione.
   • Il tipo di riunione: è una riunione regolare, settimanale o annuale, una riunione del comitato minore o una riunione speciale?
   • Data, ora e luogo. Lascia spazio per l'ora di inizio e fine (pianificata e posticipata).
   • Nome del presidente o leader della riunione e del segretario (o dei supplenti).
   • Elenco dei "regali" e degli "assenti". Nota se è presente un quorum (numero sufficiente di persone per votare).
   • Uno spazio per la tua firma. In qualità di responsabile del verbale, firmerai sempre il tuo lavoro e potrebbe essere necessaria una firma aggiuntiva dopo l'approvazione del verbale, a seconda della politica della tua organizzazione.
   • Un ordine del giorno, se fornito. Se il presidente o il facilitatore della riunione non ti ha chiesto di redigere un ordine del giorno, dovrebbe averne uno disponibile che ti aiuterà a organizzare i tuoi appunti sulla riunione.

3. 

   
   
   Porta con te un taccuino o un taccuino. Scegli qualcosa con cui ti senti a tuo agio. Se hai intenzione di scrivere frequentemente minuti, metti da parte un taccuino per quello scopo o crea una cartella sul tuo computer.
   • Se hai preso verbali in una riunione precedente e non sono stati ancora sottoposti all'approvazione, portali con te.
   • Sebbene un registratore possa aiutarti a trascrivere i minuti in seguito, non è un sostituto per prendere appunti. Se hai intenzione di registrare l'incontro, vedi se tutti i presenti sono d'accordo e non cedere alla tentazione di trascriverlo parola per parola.
   • Imparare la stenografia accelererà il processo di prendere appunti, ma non è necessario essere in grado di scrivere ogni parola per produrre minuti. In effetti, dovresti evitare di farlo.
   • Se ti viene chiesto di prendere appunti pubblicamente durante la riunione, usa un proiettore o un cavalletto per presentazioni e porta gli appunti a casa in seguito senza sfocarli, in modo da poterli utilizzare per inserire i verbali.

Parte 2 di 4: prendere appunti sulla riunione

1. 

   
   
   Distribuisci un elenco delle presenze. Una volta che tutti sono presenti, distribuire un pezzo di carta (o più, per riunioni più grandi) con spazio per ogni persona per scrivere il proprio nome e le informazioni di contatto. Puoi utilizzare questo elenco dopo la riunione per compilare la sezione dei regali del tuo modello o allegare lo stesso elenco al verbale completo.
   • Se non conosci molti dei presenti, abbozza una tabella dei luoghi e compila chiedendo a ciascuno di presentarsi. Tienilo a portata di mano quando prendi nota in modo da poter chiamare le persone per nome quando appropriato, come verrà discusso di seguito.

2. 

   Compila il più possibile il tuo modello. Mentre aspetti che la riunione abbia inizio, scrivi il nome dell'organizzazione, la data e il luogo della riunione e il tipo (ad esempio settimanale, riunione speciale del comitato, ecc.). Quando inizia, registra l'ora di inizio.
   • Se non disponi di un modello, registra tali informazioni nella parte superiore delle note.
   • Se la riunione è stata convocata per uno scopo o in un momento speciale, salvare la nota che è stata inviata per informare i membri e allegarla al verbale dopo averli trascritti.

3. 

   Annota il risultato del primo movimento. La maggior parte delle riunioni formali inizierà con una mozione per adottare un ordine del giorno, quindi questo passaggio utilizzerà questa procedura come esempio. Se la riunione inizia con una mozione diversa, annota tutte le informazioni ad essa pertinenti:
   • La mozione di solito è enunciata a partire da "Propongo". Di solito "propongo l'adozione di questa agenda".
   • Il nome del proponente (la persona che ha proposto la mozione).
   • Il risultato della votazione. Se è positivo, scrivi "movimento accettato". Altrimenti scrivi "movimento rifiutato".
   • Puoi chiedere l'invio per iscritto di mozioni più lunghe se non sei in grado di scriverle correttamente. Se questo problema è frequente, chiedi tra una riunione e l'altra se questa politica può essere ufficializzata per mozioni con più di un certo numero di parole.
   • Se hai redatto l'ordine del giorno, puoi essere il fautore di quella mozione e il segretario del verbale. Non ci sono problemi a registrare le proprie azioni, purché rimanga obiettivo.

4. 

   Annota tutte le altre mozioni che emergono durante la riunione. Ascolta attentamente tutte le discussioni, tuttavia, se non diversamente indicato, non registrarle. Quando viene eseguito un nuovo movimento, annota le informazioni pertinenti.
   • Ricorda che ogni mozione deve includere le sue parole esatte, il nome del proponente e il risultato della votazione.
   • Alcune mozioni devono essere appoggiate prima di procedere alla votazione. Se qualcuno dice "io appoggio la mozione" o qualcosa di simile, scrivi il nome di quella persona come sostenitore.
   • Se non conosci il nome del proponente o hai bisogno che la mozione venga ripetuta, interrompi gentilmente l'incontro per chiedere. Annotare correttamente le informazioni è abbastanza importante da giustificare una piccola interruzione.
   • Se una mozione riceve un emendamento, cambia semplicemente le parole della mozione nelle tue note. Non è necessario notare che si è verificato un emendamento, a meno che non sia controverso e provochi molte discussioni.

5. 

   Ascolta i rapporti e procurati delle copie. Ogni volta che un rapporto, una notizia o simili vengono letti ad alta voce, prendi nota del nome del documento e di chi lo sta leggendo o del sottocomitato che lo ha redatto. Se un movimento segue la lettura, registralo come faresti con qualsiasi altro.
   • È più pratico ottenerne una copia alla fine della riunione. Prendere nota per chiedere al lettore o al responsabile della riunione una copia in seguito e allegare tale copia al verbale trascritto.
   • Se non sono disponibili copie, annotare dove è conservato il documento originale. Potrebbe essere necessario chiedere queste informazioni dopo la riunione.
   • Se un membro fa una relazione orale invece di leggere un documento, scrivi una sintesi breve e obiettiva della relazione senza entrare nei dettagli o citare letteralmente l'oratore.

6. 

   Registra le azioni intraprese o contrassegnate. Ciò include il controllo delle attività assegnate nell'ultima riunione e delle nuove azioni. Qualcuno è rimasto a scrivere una lettera? Annota il nome e le istruzioni della persona.
   • A seconda della formalità della riunione, molte di queste azioni possono rientrare nella classificazione di "mozioni". In riunioni meno formali, potrebbe essere necessario tenere le orecchie aperte anche per decisioni organizzate in modo meno chiaro.
   • Menziona brevemente il ragionamento alla base di una decisione, se ne viene fornito uno.

7. 

   Registra tutti i punti di ordine e le decisioni. Ogni volta che viene sollevata un'obiezione a una procedura, annotare l'obiezione completa e il suo fondamento, nonché l'intera decisione presa dal presidente.
   • Includere qualsiasi riferimento alle regole dell'ordine di Robert, alle politiche dell'organizzazione o al protocollo aziendale.

8. 

   Annotare i riassunti delle discussioni solo se richiesto. Ufficialmente, i verbali registrano ciò che è stato fatto, non quello che era disseTuttavia, soddisfare eventuali richieste specifiche che l'organizzazione ti fa.
   • Quando registri le discussioni, sii il più obiettivo possibile. Includi punti specifici, non opinioni e minimizza l'uso di aggettivi e avverbi. Il tuo obiettivo è scrivere in modo secco, concreto e noioso!
   • Non dare nomi alle persone durante il riepilogo della discussione. È particolarmente importante non farlo in discussioni accese che potrebbero offenderti.

9. 

   Lega le estremità alla fine della riunione. Annotare l'ora in cui è terminato e ricordarsi di ottenere copie dei rapporti o di ricordare a qualcuno di inviarceli.
   • Dai un'occhiata ai tuoi appunti per vedere se manca qualcosa o necessita di chiarimenti. Se hai bisogno di chiedere qualcosa a qualcuno, fallo prima che la persona se ne vada.

Parte 3 di 4: trascrizione dei verbali

1. 

   Inizia questo processo il prima possibile. È meglio trascrivere i verbali ufficiali subito dopo la riunione, quando gli eventi saranno ancora freschi nella tua mente.

2. 

   Usa un computer per digitare le note per la riunione. Potresti averlo già fatto se hai usato un notebook. Salva le tue note e inizia un nuovo documento per i minuti, in modo da poter confrontare le due cose fianco a fianco.

3. 

   Formatta le note in paragrafi organizzati. Ogni nuova mozione, decisione o richiamo al regolamento deve essere contenuta nel proprio paragrafo. Durante la formattazione, assicurati che:
   • Hai usato l'ortografia e la grammatica corrette. Se necessario, utilizza un correttore ortografico.
   • Ha usato lo stesso tempo in tutto il testo. Usa il passato perfetto o il presente, ma non alternarli nello stesso documento.
   • Era il più obiettivo possibile. La tua opinione non dovrebbe apparire nel verbale, poiché stai cercando di creare un record obiettivo che tutti possano utilizzare.
   • Ha usato un linguaggio semplice e accurato. Qualsiasi linguaggio vago deve essere sostituito con parole precise e le descrizioni abbellite devono essere rimosse.
   • Comprendeva solo le azioni intraprese, non le discussioni. A meno che non ti venga chiesto di scrivere le discussioni, concentrati su ciò che è stato fatto, non quello che era disse.
   • Ha numerato le pagine per una facile consultazione.

4. 

   Distribuisci una bozza del verbale ai membri. Invia una copia a ciascuno utilizzando le informazioni di contatto sul foglio di presenza. Se non disponi di queste informazioni, il leader della riunione dovrebbe essere in grado di contattarti.

5. 

   Ottenere l'approvazione del verbale. Potrebbe esserti chiesto di leggerlo ad alta voce alla prossima riunione e di inviarlo per l'approvazione. Se la mozione viene approvata, annotala.
   • Se i verbali vengono corretti prima di essere accettati, apportare modifiche al documento e indicare alla fine che i verbali sono stati corretti senza descrivere le correzioni specifiche.
   • Se viene presentata una mozione per correggere i verbali dopo che sono stati approvati, includere le parole esatte di quella mozione nei relativi verbali e se è stata approvata o meno.

Parte 4 di 4: utilizzo di un modello di verbale di riunione

1. 

   Vai a un sito di modelli di riunione. Questi modelli predefiniti faranno risparmiare tempo nell'organizzazione dei minuti e aiuteranno a prevenire gli errori.

2. 

   Passa del tempo a guardare ogni sito. Usa le loro funzioni di ricerca e passa attraverso le opzioni per trovare quella migliore per te.
   • Se hai bisogno di un modello specifico, come generale o standard, cerca nei siti web le tue esigenze specifiche e scarica i modelli cliccando sugli appositi pulsanti. Salvali in una posizione facile da trovare in modo da non perderli.

3. 

   Apri il file. Dopo averlo scaricato, decomprimilo e aprilo in Microsoft Word o Excel. Per migliorare la qualità e la facilità d'uso, utilizza l'ultima versione di Microsoft Word, poiché tenerlo aggiornato renderà le cose più facili e ti consentirà di sfruttare le nuove funzionalità.

4. 

   Aggiungi il logo e il copyright della tua azienda nell'intestazione. Elimina il logo di esempio, ma non senza prima leggere i termini di utilizzo da cui hai ottenuto il modello. Dopotutto, non sono necessari problemi legali, giusto?

5. 

   Cambia il titolo. Nell'area del titolo, evidenzia le parole "Riunione / Gruppo" e scrivi il titolo del tuo verbale.

6. 

   Cambia il tema (facoltativo). Per rendere il modello dei tuoi minuti più bello e più professionale, valuta la possibilità di cambiare i colori o scegliere un tema già pronto. È facile: trova la scheda "Layout di pagina" e seguila fino alla sezione "Colori e temi". Qui puoi personalizzare l'aspetto del tuo modello e persino farlo corrispondere ai colori del logo della tua azienda.

7. 

   Assegna un nome alle sezioni del modello. Dovrebbero essere presenti diversi nomi di campo in tutto il modello. Potresti aver bisogno di più o meno, o ancora non ti piace il nome delle sezioni. Personalizzali per soddisfare le tue esigenze di riunione.

8. 

   Salva il modello sul tuo taccuino in modo da poterlo portare alle riunioni e iniziare a scrivere minuti. Se continui a utilizzare Microsoft Office, le cose saranno facili e veloci e potrai seguire la riunione in modo ancora più organizzato e più accurato di prima. In alternativa, puoi stampare il tuo modello per scriverlo a mano, ma mantieni le altezze dei campi in modo da poter inserire tutte le informazioni di cui hai bisogno.

9. 

   Rivedi il tuo modello. Congratulazioni! Il modello del verbale della riunione è completo. La produttività e la precisione durante le riunioni dovrebbero aumentare in modo esponenziale, ora che hai un modello che ti guida e organizza i tuoi pensieri. Come con qualsiasi progetto, rivedi i dettagli per vedere se manca qualcosa o crea confusione. Una volta che sarai sicuro che tutto sia in ordine, avrai finito il tuo modello e sarai pronto per i prossimi incontri.

Suggerimenti

• Inserisci i verbali subito dopo la fine delle riunioni, poiché è meglio tenerli mentre gli eventi sono ancora freschi di mente. È anche importante che i partecipanti ottengano una copia delle azioni che devono intraprendere il prima possibile dopo la fine della riunione.
• Siediti il ​​più vicino possibile al leader della riunione in modo da poter ascoltare tutto e chiedere chiarimenti senza dover alzare la voce.
• Conservare i verbali in archivio in un luogo sicuro.
• Chiedi alle persone di annotare i loro movimenti in modo che non debbano registrarli sul posto.
• Non aver paura di interrompere e chiedere chiarimenti in qualsiasi momento.
• I minuti sono molto importanti: vengono conservati e possono essere utilizzati anni dopo. Se il problema è legale, ad esempio, la reputazione di qualcuno può dipendere dai minuti.
• Leggi alcune parti di Regole dell'ordine di Robert aggiornate, in particolare la sezione che parla di essere una segretaria.
• Annota le cose mentre accadono. Se lo stesso argomento viene fuori due volte, non raggrupparlo insieme.

Avvertenze

• Non mettere troppi dettagli nel verbale. Anche se ti viene chiesto di registrare le discussioni, mantienile il più brevi e obiettive possibile. Limitati a riportare solo i punti principali che emergono, o sarai sopraffatto e riempirai i documenti con dettagli non necessari.
• Le interpretazioni personali e i sentimenti della persona responsabile del verbale non devono entrare nei registri.
• Se una parte della riunione è riservata, no da segnalare. Scrivete invece che "il consiglio ha riferito che la discussione era riservata. Non è stata quindi registrata".
• Se ti viene chiesto di registrare una discussione riservata, come un incontro tra un avvocato e il tuo cliente, fallo in un minuto separato e tenerlo lontano dai verbali dell'assemblea generale. Contrassegnalo come riservato e chiarisci chi avrà accesso ad esso.