Contenuto

• Passi
• Domande e risposte della comunità
• Suggerimenti
• Avvertenze
• Cose di cui avrai bisogno

Le informazioni di contatto sono fondamentali per il networking e le comunicazioni aziendali. Organizzando i tuoi biglietti da visita, sarai in grado di trovare le persone più rapidamente, il che può portare a più vendite e relazioni a lungo termine. Annotando informazioni importanti, mantenendo le tue carte al sicuro in un unico posto e caricando prontamente le loro informazioni sui tuoi contatti, sarai in grado di costruire le tue reti e metterti in contatto con molte persone nel tuo settore.

Passi

Metodo 1 di 3: mettere in ordine la tua collezione

1. 

   Elimina la tua collezione esistente. Se sei già in attività da molto tempo, potresti avere una considerevole scorta di biglietti da visita che devono essere organizzati. Prima di iniziare a organizzare quelle che potresti ancora trovare utili, risparmia tempo esaminando le tue carte e smaltendo tutte quelle che potrebbero non esserti più utili.
   • Sbarazzati dei biglietti da visita che non riconosci. Non ti faranno bene.
   • Sbarazzati dei biglietti da visita che pubblicizzano servizi o aziende defunti.
   • Salva le carte davvero nostalgiche (ad esempio la carta del ristorante in cui ti sei fidanzato), ma mettile da parte.

2. 

   
   
   Decidi come vuoi che siano organizzate le carte. Puoi semplicemente mettere le carte in ordine alfabetico per nome o azienda, se ti sembra più utile. Potresti anche considerare di raggrupparli per evento o settore e poi alfabetizzarli all'interno di quei parametri. Sperimenta finché non trovi un sistema adatto a te, quindi attieniti ad esso.

3. 

   
   
   Copia una piccola raccolta. Se hai solo pochi biglietti da visita e non vuoi digitalizzarli, è possibile evitare di utilizzare un'app per organizzarli. Raccogli tutte le loro informazioni in un unico posto scrivendo le loro informazioni in un punto di riferimento che utilizzerai.
   • Se ti piace utilizzare una rubrica cartacea, puoi trasferire le informazioni delle tue carte in quella.
   • Puoi anche digitare le informazioni direttamente nella funzione Contatti sul tuo computer.

4. 

   
   
   Conserva le carte utili. Dopo esserti assicurato che le loro informazioni siano facilmente accessibili, è il momento di capire cosa fare con i biglietti da visita. L'abitudine "antiquata" di tenere carte utili, anche se si utilizza solo un elastico nel cassetto della scrivania, è un buon backup per le informazioni computerizzate.
   • Un Rolodex è facile da aggiungere e sottrarre le carte e il suo movimento rotante rende facile la scansione delle carte. Tuttavia, è grande e ingombrante e potrebbe aggiungere un aspetto involontariamente retrò alla tua scrivania.
   • Un porta biglietti da visita è attraente e compatto, con singole buste trasparenti per contenere ogni biglietto da visita. Evita di dover riorganizzare il tutto ogni volta che aggiungi una nuova carta lasciando diversi slot vuoti in ogni sezione alfabetica.

Metodo 2 di 3: passaggio al digitale

1. 

   Assicurati che i tuoi contatti digitali siano puntuali. Se decidi di importare i tuoi biglietti da visita in modo che si integrino perfettamente con i tuoi contatti digitali, ti consigliamo di assicurarti che entrambi i pool siano appena organizzati e aggiornati. Prima di caricare i biglietti da visita, cogli l'occasione per esaminare il tuo elenco di contatti esistente e rimuovere quelli obsoleti.
   • Se non hai ancora un modo per organizzare i tuoi contatti digitali, Contatti Google è spesso consigliato, perché è gratuito, affidabile e funziona su una varietà di sistemi operativi.

2. 

   Scegli un'app. Sono disponibili molte app per tablet e smartphone che scansioneranno un biglietto da visita e caricheranno automaticamente le sue informazioni nei tuoi contatti. Ovviamente non puoi usare l'app durante un evento, ma puoi usarla nella tua camera d'albergo dopo aver finito di lavorare in rete per la giornata. Ecco alcune opzioni popolari: sono gratuite o al massimo pochi dollari:
   • Camcard scansiona le carte fisiche e ti permette di scambiare le “e-card” con altri utenti.
   • Worldcard ordina automaticamente le carte ed è disponibile anche nelle versioni giapponese, cinese e coreana.
   • ScanBizCards ti consente di mantenere una versione chiara dell'immagine dopo aver annotato le sue informazioni.

3. 

   Considera uno scanner di carte. Se ti ritrovi a smistare dozzine di biglietti da visita dopo ogni evento, uno scanner per biglietti da visita acquistato separatamente potrebbe renderti la vita un po 'più veloce. Card Scan è un'opzione popolare. Tuttavia, le app per smartphone possono fare lo stesso lavoro, quindi se non stai lavorando con un volume di carte intimidatorio, questo acquisto separato potrebbe non essere necessario.

4. 

   Carica prontamente schede e contatti. Quando torni da un pranzo di lavoro, una fiera o una riunione, riponi immediatamente i biglietti da visita ricevuti in un luogo sicuro e memorabile. Quando hai tempo, prendi i biglietti da visita che si sono accumulati nel cassetto della scrivania e importali. Prova a farlo con un programma coerente, una volta al giorno o alla settimana, ad esempio.

5. 

   Prendi appunti digitali. Proprio come scrivi su un biglietto da visita fisico, dovresti essere in grado di aggiungere note aggiuntive in un'app per biglietti da visita. Digita tutte le informazioni che non erano sulla carta: cosa fa il proprietario della carta, quali informazioni o potenziali clienti ha offerto, quando li hai incontrati e così via. Sii dettagliato: non lo stai facendo sul posto, quindi puoi prenderti il ​​tuo tempo.
   • Copia i tuoi appunti scritti.
   • Se hai cercato la persona da quando l'hai incontrata, puoi anche espandere con ulteriori ricerche.

6. 

   Crea un sistema di valutazione. Organizza ulteriormente i tuoi contatti riflettendo su quanto spesso ti aspetti di scrivere o lavorare con loro. Dividili in gruppi: contatti di lavoro affidabili, potenziali contatti di lavoro e quelli con cui probabilmente non parlerai mai più. Usa un sistema che non dimenticherai in modo da poter classificare i tuoi contatti.
   • Alcune app includono una funzione in cui puoi prendere note come questa.
   • Puoi utilizzare un sistema di numerazione o un sistema di semaforo verde, giallo e rosso, a seconda della tua app.

7. 

   Organizza i contatti in modo appropriato. A seconda della scheda o dell'app dei contatti, avrai molte scelte sui modi in cui puoi organizzare i contatti. (Probabilmente sarai anche in grado di taggare i contatti per ordinarli in gruppi diversi, il che significa che puoi organizzare le loro informazioni in molti modi diversi.) Ecco alcune idee su come mettere i contatti in ordine:
   • Scrivi in ​​ordine alfabetico per cognome.
   • Classificare in ordine alfabetico del nome o dell'azienda.
   • Città dove ti sei incontrato.
   • Categoria di settore.

Metodo 3 di 3: ricezione di biglietti da visita

1. 

   Tieni a portata di mano le tue carte. Nella maggior parte dei casi, le persone non si scambiano solo i biglietti da visita, ma li scambiano. Facilita lo scambio di biglietti da visita tenendo i tuoi biglietti con te in contesti professionali come riunioni e fiere, ma anche nella vita di tutti i giorni. Non sai mai quando incontrerai un nuovo contatto.
   • Se hai problemi a tenere in ordine le tue carte, prova a designare una tasca o una cartella speciale per loro. Un elastico funziona anche, in un pizzico.
   • Non consegnare mai la tua carta senza chiedere: questo può essere considerato invadente. Invece, dì qualcosa come "Mi piacerebbe davvero parlarti di più di quello che fai. Vorresti scambiare le carte? "

2. 

   Leggi la carta quando la ricevi. Esaminare il biglietto da visita per uno o due secondi è un buon modo per prendere nota di informazioni importanti su un nuovo contatto. Se hai difficoltà a ricordare i nomi, usa le carte come strumento per collegare i nomi ai volti. Il titolo della persona è solitamente stampato anche su un biglietto da visita. Questo è un altro indizio su chi sono e cosa fanno.

3. 

   Trova un posto dove mettere nuovi biglietti da visita. Se porti con te un taccuino o una borsa alle riunioni, designaci un posto per i biglietti da visita dei nuovi contatti. In alternativa, utilizza la seconda tasca del tuo porta biglietti da visita per raccogliere le carte che ricevi.
   • Non attaccare le carte nelle note o metterle in tasca. Potrebbero facilmente scomparire o persino passare attraverso il lavaggio.
   • Se sei in viaggio e ti aspetti di ricevere molti biglietti da visita, puoi riporli in una borsa con zip nel tuo hotel o in una valigetta per tenerli puliti e asciutti.
   • Assicurati che il posto in cui metti i nuovi biglietti da visita non sia il posto in cui tieni i tuoi biglietti. Non vuoi mescolarli.
   • Ovunque metti le carte in questo momento non è un posto permanente: ricorda che le rimuoverai e le organizzerai in seguito.

4. 

   Scrivere note a mano. Ogni volta che ricevi un nuovo biglietto da visita, annota il nome del luogo in cui ti sei incontrato entro pochi giorni dall'incontro. In questo modo, non dimenticherai. Inoltre, scrivi una breve nota su ciò di cui hai parlato. Quindi, quando contatti la persona in un secondo momento, puoi ricordarle i dettagli della tua conversazione.
   • Se la carta è lucida e non puoi scrivere su di essa con una penna normale, prova invece ad attaccare un post-it sulla carta.

Domande e risposte della comunità

Suggerimenti

• Se ricevi molti biglietti da visita, cerca nel software che ti aiuti a gestirli. Esistono scanner per biglietti da visita, così come software che leggerà effettivamente un biglietto da visita cartaceo e selezionerà le informazioni su di esso. Questi potrebbero farti risparmiare un sacco di immissione manuale dei dati.
• Se hai bisogno di saperne di più sui tuoi contatti di lavoro oltre ai loro nomi e numeri di telefono, esamina i pacchetti software progettati per la gestione delle informazioni sui contatti o sui clienti.
• Segui prontamente se hai promesso qualcosa o se qualcuno sembra interessato.
• Non lasciare che i biglietti da visita non elaborati si accumulino. Inseriscili o archiviali almeno una volta alla settimana, prima di dimenticare chi hai incontrato e perché.

Avvertenze

• Se mantieni i contatti sul computer, esegui regolarmente il backup dei file. Automatizza questo backup, se possibile.

Cose di cui avrai bisogno

• I tuoi biglietti da visita
• Una cartella o una tasca per biglietti da visita
• Un'app per biglietti da visita
• Uno scanner
• Post-it