Autore:
Robert White
Data Della Creazione:
6 Agosto 2021
Data Di Aggiornamento:
12 Maggio 2024
Contenuto
Sappiamo tutti che essere organizzati al lavoro è importante; anche così, questa è una battaglia senza fine per molte persone. Che tu ci creda o no, rimanere organizzati non è un compito così scoraggiante come sembra. Alcuni rapidi cambiamenti nelle abitudini e soluzioni continue possono rendere questo processo più facile di quanto potresti pensare.
Passi
Metodo 1 di 4: gestione dello spazio e del tempo
Monitora le tue attività. Per diversi giorni, registra molte delle tue attività in un diario. Questo ti aiuterà a vedere esattamente cosa fai senza nemmeno rendertene conto e avrai una prima sensazione dei tuoi fallimenti organizzativi e di produttività. Inoltre, dovresti eseguire questo esercizio tenendo a mente i tuoi obiettivi generali. Attraverso il diario delle attività, sarai in grado di vedere quali attività possono farti perdere tempo e quali possono contribuire ai tuoi obiettivi.
Determina i tuoi programmi di alta produttività. Alcune persone sono produttive al mattino, mentre altre odiano l'idea di alzarsi presto. Potresti già avere un'idea delle parti della giornata che ti rendono più produttivo. Indipendentemente dalle tue preferenze - notte, mattina, pranzo o subito prima o dopo l '"ora di punta" -, approfitta di questi periodi per massimizzare la tua produttività.
Dai la priorità i tuoi compiti. Sappiamo tutti che alcuni compiti sono più importanti di altri; tuttavia, non sempre diamo loro un'adeguata priorità. Sviluppa, ad esempio, un sistema che classifica le attività tramite promemoria che includono marchi come bandiere o stelle con onestà e flessibilità. Tieni questi promemoria vicino al tuo computer o alla scrivania, sia virtuale che fisica. Dedica più tempo ed energia agli elementi con la massima priorità nell'elenco. Gli esempi possono includere attività con scadenze brevi, come le cose che devi consegnare entro la fine della giornata o il giorno successivo. Puoi anche dare la priorità alle risposte a clienti, capi o altri responsabili delle spese generate. E, se non sei sicuro di quanto sia sensibile o importante un'attività, è sempre una buona idea chiedere.
Completa immediatamente le attività rapide. Non tutte le attività devono essere prioritarie e programmate per un orario specifico.La pianificazione o la pianificazione di alcuni di essi può richiedere tanto tempo quanto il loro completamento. Se è così, e puoi completare queste attività subito, divertiti! Affrontare questi ostacoli in questo modo ti aiuterà anche a evitare la procrastinazione.
Gestisci il disordine e i materiali di lavoro. I nostri tavoli passano facilmente da scene di disordine a scene di distruzione degne di un film, il che rende difficile l'organizzazione. Alcune persone operano anche con rigide politiche di pulizia. Sebbene non siano essenziali, eseguire alcuni passaggi per pulire la workstation.
- Riprendi l'ordine. Getta la spazzatura e archivia sistematicamente i materiali di cui hai bisogno. Pulisci il disordine quando possibile: durante le pause o tra le attività.
- Pulisci immediatamente lo sporco che generi. Quindi, non dovrai preoccuparti di pulire in seguito. Inoltre, ciò impedirà che l'attuale disturbo rimanga sulla tua tavola in futuro.
- Tieni le scorte di cui hai bisogno a portata di mano. Ovviamente, non tutto intorno a te è un segno di disordine. Avere a disposizione gli strumenti che utilizzi ti fa risparmiare tempo e fa buon uso del tuo prezioso spazio.
Programma orari per attività e appuntamenti. Alcune persone programmano solo riunioni, ma non fanno elenchi di attività necessarie. Può essere utile programmare le attività più importanti, così come gli appuntamenti. Puoi anche "raggruppare" attività specifiche. Ad esempio: pianificare le riunioni solo il martedì e il giovedì. Tieni anche del tempo libero sul calendario per dedicare tempo creativo a te stesso o per accogliere eventi inaspettati.
- Usa un'agenda e un calendario. Questi strumenti possono essere cartacei o virtuali, sotto forma di applicazioni come iCalendar e Google Now.
- Separa le tue attività in categorie. La classificazione o la separazione delle attività in base al colore può darti rapidi promemoria visivi di ciò che è importante. Queste categorie possono includere, ad esempio: corrispondenza, progetti, eventi, riunioni, discussioni e persino pause o momenti per esercizi fisici.
- Ottimizza la tua tecnologia. I calendari virtuali e le piattaforme di posta elettronica, come Outlook, possono combinare i tuoi elenchi di cose da fare, i tuoi contatti e i tuoi indirizzi. Questo non solo rende tutto più efficiente, ma ottimizza anche il tuo processo di pensiero.
- Quando possibile, delegare i compiti. Data l'intensità di una giornata di lavoro, è facile dimenticare che non devi fare tutto da solo. Delega i compiti a un assistente o, se sei particolarmente impantanato nelle faccende domestiche, chiedi a un collega di farti un favore e aiutarti con determinati compiti. Puoi ricompensarli quando tutto è più calmo.
Metodo 2 di 4: prendersi cura della propria posta in modo sistematico
Controlla le tue e-mail a orari prestabiliti. Non tutti devono attenersi alla propria casella di posta in arrivo, poiché molti messaggi ricevuti non sono così urgenti. Se lavori in un luogo che non richiede risposte immediate alle e-mail, controlla la posta in arrivo a orari prestabiliti, circa tre o quattro volte al giorno.
Archivia le email. Approfitta di cartelle ed etichette invece di lasciare che i messaggi si accumulino nella tua casella di posta. Outlook ha cartelle e sottocartelle, mentre Gmail ha etichette e diverse caselle di posta separate. Se sei un giornalista, ad esempio, le tue cartelle potrebbero essere chiamate "Rapporti attuali", "Rapporti futuri", "Rapporti precedenti", "Interviste e fonti" e "Storie e idee".
- Elimina e archivia. Archivia i messaggi vecchi e importanti ed elimina il resto. Nell'esempio sopra, la cartella "Old Reports" funge da archivio di un giornalista. Quando inizi a eliminare i vecchi messaggi di posta elettronica, rimarrai sorpreso da quanti elementi vanno nel cestino e quanti elementi sono archiviati. Ad alcune persone piace anche che la posta in arrivo sia vuota, senza lasciare un singolo messaggio non letto (o non lasciare alcun messaggio nella posta in arrivo). Oltre a utilizzare cartelle ed etichette, puoi svuotare la casella utilizzando la funzione "Archivia", eliminando le vecchie email durante le pause di lavoro o utilizzando applicazioni di organizzazione account.
Ogni volta che è più efficiente, usa altre forme di comunicazione. A volte, una semplice telefonata può risolvere un problema che richiederebbe lo scambio di dieci email. Se è così, chiama la persona! Se sai che lo scambio di e-mail genererà una discussione o coinvolgerà molti messaggi, potrebbe essere meglio parlare al telefono. In questo modo, sarai in grado di ricevere maggiori dettagli, evitando una discussione lunga e lunga tramite messaggi elettronici. Puoi anche inviare un'e-mail a un collega e dire qualcosa come "Ho molte domande da farti su questo argomento. Forse dovremmo parlarci. Posso chiamarti tra cinque minuti?"
Limita le interruzioni. Sebbene le interruzioni strategiche siano utili, le interruzioni durante l'orario di lavoro non lo sono. Possono rallentarti, interrompere il tuo ritmo di lavoro e farti perdere il tuo modo di pensare. Quindi prova a usare messaggi scritti e vocali speciali quando sai di essere troppo occupato. Questi strumenti non devono essere utilizzati solo quando non sei in ufficio; possono essere usati quando sei impantanato con le attività. Molte persone usano anche il criterio "porta aperta", ma non devi lasciare la tua stanza sempre aperta. Puoi anche lasciare un biglietto amichevole sulla porta, dicendo qualcosa come "Sono nel mezzo di una chiamata" o "Sono occupato. Per favore torna più tardi o invia un'e-mail".
Utilizza i servizi di "cloud". Il servizio cloud (noto anche come "cloud computing") può essere considerato, poiché è più economico, scalabile, efficiente e facilmente aggiornabile. Il contenuto messo a disposizione da questi cloud può essere particolarmente utile, in quanto è possibile accedervi su vari dispositivi: computer, tablet, smartphone ecc. L'archiviazione nel cloud serve anche come metodo principale o secondario per eseguire backup digitali. Consultare la persona responsabile dell'IT o del software sul posto di lavoro. Potresti già avere una quantità di spazio libero tra le nuvole (o puoi persino acquistare quello spazio per piccole tasse annuali).
Usa i preferiti di Internet. I migliori browser consentono di aggiungere ai segnalibri quando si salvano e si organizzano gli indirizzi e-mail che si visitano di frequente per un accesso facile e veloce. Approfittane per non dimenticare i siti Web importanti che contengono notizie o informazioni del settore.
Metodo 3 di 4: approfittare del tempo
Evita di praticare più attività contemporaneamente. A questo proposito, la maggior parte degli esperti ha opinioni simili. Sebbene possa sembrare veloce e interessante in TV, la pratica simultanea di più attività ("multitasking" o "multitasking") non è efficiente e può compromettere l'efficacia dell'organizzazione. Scegli di dedicare la tua completa attenzione a un'attività alla volta; finirlo e passare all'elemento successivo nell'elenco.
Crea un programma o un calendario per te stesso. Fortunatamente, la maggior parte dei lavori non richiede di programmare tutto nella tua giornata in modo specifico. Tuttavia, può essere utile tenere un programma di base dei momenti salienti e degli eventi e delle attività più importanti della giornata.
- Stabilisci limiti di tempo per determinate attività. Alcune attività non richiedono questi limiti, ma altre devono avere parametri temporali per migliorare la produttività. Pensa alle attività quotidiane che tendono a richiedere più tempo del solito e dai loro scadenze specifiche in futuro.
- Metti da parte del tempo extra per altre attività. Alcune attività, come potresti aver imparato dall'esperienza, tendono a richiedere più tempo del previsto; tuttavia, questa non è necessariamente una cosa negativa. Metti da parte, ad esempio, tempo extra prima e dopo per svolgere questo tipo di attività (e soprattutto per eventi e riunioni importanti).
Usa un'app per cronometro, un cronometro fisico o una sveglia. Questi strumenti possono essere efficaci se usati con parsimonia. Ad alcune persone piace impostare le sveglie con 10, 15 o 30 minuti di anticipo, per ricevere avvisi in anticipo e prepararsi per un'attività. Puoi anche utilizzare i promemoria.
Evita di rimandare le tue attività. Chiediti se questo rinvio è assolutamente necessario o se è solo un esempio di procrastinazione. Se pensi di procrastinare, non rimandare il compito: finiscilo subito! Tuttavia, quando è inevitabile posticipare un'attività, memorizza il punto in cui l'hai interrotta e imposta un altro orario specifico per terminarla. Un'altra opzione è creare un piano di emergenza. Ad esempio: se devi annullare una riunione faccia a faccia, potresti essere in grado di effettuare una chiamata (tramite audio e / o video) con la persona.
Metodo 4 di 4: prendersi cura della propria salute fisica e mentale
Fai delle pause. È importante avere pause mentali per rimanere in salute e produttivi. Tendiamo a essere così sommersi al lavoro che a volte non facciamo pause, così essenziali. Queste pause ci danno il resto di cui abbiamo bisogno e migliorano la nostra produttività, ma ci permettono anche di fare un passo indietro e chiederci se stiamo usando il nostro tempo nel modo più efficiente possibile.
Dormi meglio. Se non dormiamo bene, potremmo essere storditi, stanchi o svogliati il ​​giorno successivo, il che può minare l'efficienza ei nostri piani di lavoro. Pianifica di riposare almeno sette o otto ore ininterrotte a notte.
Non confrontarti con i tuoi colleghi. Il lavoro della maggior parte di queste persone è diverso dal nostro e hanno tutti metodi di organizzazione diversi. Un metodo sensato ed efficiente per qualcuno che conosci potrebbe non essere il migliore per la tua routine e viceversa.
Accetta che l'organizzazione è un processo continuo. Non aspettarti di essere perfetto. L'organizzazione è continua e richiede un'attenzione costante. Non sarai perfettamente organizzato ogni giorno; tuttavia, un piccolo ordine può renderti molto più efficace.
