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• Passi

Per essere una brava segretaria devi essere sempre pronta a risolvere qualcosa, oltre che efficiente e organizzata. La persona che assume questo ruolo, che richiede molta fiducia, è una parte indispensabile del team, ma questo non lo esime dal bisogno di saper comunicare molto bene. Migliorare sempre di più le abilità è il modo per avere un lavoro interessante, stabile e divertente.

Passi

Metodo 1 di 3: assumere una posizione professionale

1. 

   Arriva sempre in tempo. Cerca di arrivare un po 'prima del solito per organizzare l'ufficio e prepararti per le riunioni della giornata e altri appuntamenti. Approfitta del momento in cui l'ambiente è più vuoto e silenzioso per leggere le email e seguire lo stato di avanzamento di altre attività importanti.
   • Cerca di osservare il tempo necessario per andare al lavoro ogni giorno e adattare la tua routine di conseguenza. Consentire un margine di 15 o 20 minuti in anticipo per evitare il rischio di essere in ritardo a causa di circostanze impreviste. Se stai andando da qualche parte per la prima volta, provalo prima per avere un'idea di quanto tempo ci vorrà per arrivarci.

2. 

   
   
   Organizza le idee. Riposati a sufficienza per mantenere la mente calma e rilassata. In questo modo puoi organizzare le tue idee in modo più chiaro. Prendi un caffè o un tè la mattina presto o quando senti il ​​bisogno di rinfrescare la mente. Quando possibile, prenditi una pausa e lascia il tuo tavolo pulito e ordinato.
   • Ogni 52 minuti di lavoro, è prudente fare una pausa di 17 minuti. Gli studi dimostrano che questo tempo di lavoro e di riposo stimola ancora di più la produttività. Durante la pausa alzati e fai degli esercizi di stretching o semplici esercizi. Cogli l'occasione per chattare con i tuoi colleghi o semplicemente fare una passeggiata in ufficio e bere acqua.

3. 

   
   
   Sii sempre consapevole dell'agenda. Uno degli obblighi più importanti di chi svolge il ruolo di segretario è conoscere l'agenda del capo, degli altri importanti dipendenti dell'azienda e degli stessi compiti che deve assolvere. Tieni sempre d'occhio il programma per evitare errori, come programmare due riunioni diverse per lo stesso tempo.
   • Lascia l'agenda, fisica o virtuale, sempre aperta. Quando qualcuno fa una domanda sugli appuntamenti del tuo capo o cerca di fissare un appuntamento, avrai già le informazioni a portata di mano.

4. 

   
   
   Preparati per le riunioni. Prendi tutto il materiale necessario, come agenda, laptop e appunti da conferenze precedenti. Prima di iniziare la riunione, chiedi al tuo superiore se devi fare qualcosa, come consegnare un documento ai partecipanti o essere responsabile del computer per tenere una presentazione.
   • La sera prima o poche ore prima, inviare l'ambito dell'incontro, i verbali delle precedenti nomine o qualsiasi altro materiale rilevante per i partecipanti.

5. 

   Impara la stenografia. La richiesta di annotare le informazioni è generalmente grande per coloro che lavorano nella posizione di segretario. Segui un corso di stenografia per imparare a scrivere più velocemente.
   • Se di solito non prendi appunti a mano, puoi imparare a digitare più velocemente. Fai un test impostando il timer di un minuto per ogni dispositivo utilizzato e prova a digitare velocemente sul tuo telefono, tablet e computer. Quindi conta per vedere quante parole puoi digitare su ogni dispositivo. Usa quello da cui ottieni le migliori prestazioni più spesso.

Metodo 2 di 3: miglioramento delle tecniche organizzative

1. 

   Usa calendari e calendari. Lascia il tuo calendario, calendario e blocco note a portata di mano e aggiorna le informazioni ogni volta che è necessario.
   • Preferisci lavorare con carta e penna? Tieni un blocco note e una penna che stiano in tasca o nella borsa per portarli sempre con te. Quando prendi nota dell'elenco delle cose da fare e riesci a portare a termine, cancella l'attività dall'elenco.
   • Va bene se preferisci le risorse digitali. Usa il calendario del tuo cellulare per fissare appuntamenti e appuntamenti e inserisci l'avviso per ricevere notifiche e promemoria. App come Wunderlist e Todoist aiutano molto.

2. 

   Sincronizza le informazioni. Per mantenere sempre aggiornati gli appunti, le attività e gli appuntamenti, è importante sincronizzare le informazioni su tutti i dispositivi. Attualmente, qualsiasi applicazione moderna ha questa caratteristica.
   • Condividi attività e documenti con altri dipendenti e il tuo capo. Basecamp e Trello sono applicazioni che possono essere utilizzate da più persone all'interno di un team.
   • Invia documenti e fogli di lavoro tramite Google Docs o condividendo app, come Dropbox e Hightail.

3. 

   Crea un sistema di colori. Le tue note e i tuoi documenti saranno più facili da capire se puoi organizzarli per colore. Definisci un colore per ogni progetto, giorno, dipendente o qualsiasi altro tipo di divisione che possa facilitare il tuo lavoro. Utilizza gli indicatori di testo o le schede colorate per trovare le informazioni più rapidamente.
   • Diverse applicazioni mobili e di posta elettronica offrono questo tipo di funzionalità per suddividere le attività tra i colori.

4. 

   Pulisci la tua casella di posta elettronica. Mantieni ottimizzata la tua casella di posta, rimuovendo tutti i messaggi non necessari e lasciando solo quelli più importanti. Puoi anche contrassegnare un messaggio come non letto o posizionare un'icona di completamento accanto ad esso. Le email meno importanti che puoi inserire nelle cartelle ed eliminare quelle non necessarie.
   • Prova a creare cartelle organizzate per anno, trimestre o mese. O anche dividere per progetto, tipo o dipendente. Prova a rispondere, eliminare o raccogliere informazioni importanti subito dopo averle ricevute per evitare di ricevere messaggi irrilevanti nella tua casella di posta o dimenticarti di rispondere. Stabilisci alcune attività per la tua organizzazione: definire la destinazione di ogni messaggio fino alla fine della giornata è una di quelle incubazioni.

5. 

   Sii coerente. Memorizza materiali dello stesso tipo in una posizione separata e taccuini e cartelle separati per progetti specifici. Tieni un blocco note e una penna vicino al telefono per prendere appunti veloci ed evitare di scrivere su fogli sciolti e facili da perdere. Prendi nota delle informazioni sulla riunione in un luogo separato in modo da non rischiare di mescolare i dati con quelli meno importanti.

6. 

   Risparmia carta e tempo. Evita di stampare documenti non necessari. Quello che puoi usare solo digitalmente, scegli questo metodo. Salva o scansiona i record importanti in modo da non perdere tempo o materiale. Uno dei vantaggi di avere documenti salvati in file digitali è che l'accesso sarà sempre a portata di clic e non rischi di perderli.

7. 

   Mantieni aggiornato il tuo inventario dei materiali. Fare attenzione a non perdere i materiali di base, come block notes, penne, buste, cartelle e punti metallici. Se non sei responsabile dell'acquisto di questi articoli, fornisci un elenco per il settore degli acquisti. Non lasciare che le scorte finiscano per richiedere una nuova spedizione. È possibile ottenere un buon sconto se si acquistano i prodotti in grandi quantità.
   • Mantieni i materiali organizzati sulla scrivania. Usa file box, cartelle, vassoi e altri organizer.

Metodo 3 di 3: comunicare in modo efficace

1. 

   Mantieni uno schema di risposte. Un modo semplice per risparmiare tempo ed energia è disporre di alcuni file con risposte standardizzate e di uso comune. A seconda della domanda, puoi già rispondere con una risposta pronta, via e-mail o per telefono.

2. 

   Sii meticoloso. Annota tutte le informazioni importanti sul cellulare o sull'agenda, che si tratti di una telefonata, di un'e-mail ricevuta o dell'argomento trattato in una riunione. Organizza queste note in cartelle o file digitali per farvi riferimento ogni volta che hai una domanda o ti viene chiesto e non puoi ricordarla immediatamente.

3. 

   Sii efficiente e amichevole al telefono. Crea un saluto gentile ed esplicativo quando rispondi a una chiamata. Tieni a portata di mano l'elenco degli interni di altre persone e reparti e cerca di memorizzare i più importanti per passare rapidamente le chiamate.
   • Scopri le funzionalità offerte dal telefono, come l'inoltro della chiamata direttamente alla cassetta postale di un dipendente o l'aggiunta della persona a una chiamata in conferenza. Conoscere queste procedure ti aiuterà a essere più efficiente ed evitare difficoltà tecniche.

4. 

   Avere una buona padronanza del portoghese. La tua scrittura deve essere impeccabile, senza errori di ortografia, grammatica e punteggiatura. Prima di inviare un'e-mail o distribuire un promemoria, esaminalo per vedere se il testo è corretto. Non vuoi mandare una mail al capo piena di errori grotteschi, vero?
   • La maggior parte degli editor di testo e delle applicazioni di posta elettronica offre la correzione di bozze. Ci sono anche alcune estensioni che puoi aggiungere al tuo browser che correggono gli errori di battitura nei testi su siti web e piattaforme di social media. Pensa alla possibilità di avere una di queste estensioni, soprattutto se è tua responsabilità pubblicare sulle reti o sul sito web dell'azienda.

5. 

   Sii breve ed educato nelle e-mail e nei messaggi vocali. Spiegare lo scopo della chiamata o dell'e-mail, essendo il più conciso e obiettivo possibile. Non dimenticare di fornire il tuo nome e l'azienda per cui lavori. Se possibile, lascia alcuni dettagli di contatto oltre a quelli che stai utilizzando per comunicare.

6. 

   Conferma gli orari dell'appuntamento. Conferma le riunioni del tuo capo e altre attività importanti tramite e-mail o telefono il giorno prima o poche ore prima. È importante essere sicuri sia con lui che con la persona che incontrerà o incontrerà. Contatta chiunque non abbia risposto ad una richiesta inviando una breve e cortese mail o facendo una cortese telefonata.