Contenuto

• stadi
• Parte 1 Inizia la lettera
• Parte 2 Scrivi il corpo della lettera
• Parte 3 Termina la lettera
• Parte 4 Completare la lettera

In questo articolo: Inizia la lettera Riduci il corpo della lettera Riempi la lettera Trova la lettera 14 Riferimenti

Devi scrivere una lettera commerciale? In generale, questo tipo di lettere segue una struttura ben nota e di facile applicazione che si adatta a una varietà di contenuti. Una lettera commerciale deve sempre essere datata. Inoltre, dovrebbe contenere alcuni paragrafi e informazioni sul mittente e sul destinatario. Scrivi il tuo e apporta le modifiche necessarie, se necessario, per rispettare gli standard stabiliti dalla tua azienda.

stadi

Parte 1 Inizia la lettera

1. 
   

   
   Acquisisci familiarità con il layout. Qualunque sia il contenuto della tua lettera, devi applicare alcune regole di presentazione. Le lettere commerciali devono essere digitate. Usa un carattere comune come "Arial" o "Times New Roman". Se possibile, optare per paragrafi imbottiti, che equivale a iniziare ogni nuovo paragrafo premendo il tasto due volte. ingresso e non indulgere.
   • Lascia un margine di 2,5 cm su tutti e quattro i lati.
   • Una lettera commerciale digitale deve essere composta utilizzando un carattere comune. In un'e-mail professionale, evitare di usare corsivo o e a colori diversi dal bianco e nero.

2. 
   

   
   Scegli una carta adatta. La e deve essere stampata su un foglio di formato A4. Se vivi negli Stati Uniti, usa carta in formato lettera, che è 216 mm × 279 mm o 8.5 "× 11". Alcuni contratti di grandi dimensioni possono essere stampati su fogli di dimensioni legali (216 mm × 356 mm).
   • Se stampi una lettera per inviarla, prendi in considerazione l'uso di carta recante la testa dell'azienda. Questo darà alla tua lettera un tocco ufficiale perché il lettore vedrà il logo e le informazioni di contatto della tua azienda.

3. 
   

   
   
   
   Inserisci le informazioni sulla società. Inserisci il nome e l'indirizzo dell'azienda, scrivendo ogni elemento dell'indirizzo su una riga separata. Se lavori per tuo conto, aggiungi il tuo nome al posto del nome dell'azienda o sopra.
   • Se la tua azienda ha un'intestazione pronta per l'uso, puoi usarla invece di digitare tu stesso i dati.
   • Se inserisci tu stesso l'indirizzo, giustificalo a sinistra oa destra nella parte superiore della pagina, a seconda delle tue preferenze o delle istruzioni dell'azienda.
   • Se spedisci la lettera all'estero, scrivi il nome del paese in stampatello.

4. 
   

   
   Indicare la data. Per maggior rigore, scrivi la data completa. Ad esempio: "1 aprile 2012". In una lettera presentata in francese, il luogo e la data dovrebbero apparire in alto a destra nella pagina.
   • Se la scrittura della tua lettera è durata diversi giorni, indica la data in cui hai finito la lettera.

5. 
   

   
   
   
   Aggiungi le informazioni sul destinatario. Immettere il nome completo del destinatario, il titolo, se applicabile, il nome e l'indirizzo dell'azienda. Queste informazioni devono essere visualizzate in questo ordine, con ciascun elemento su una riga separata. Se applicabile, includere un numero di riferimento. In una lettera presentata al francese, le informazioni sul destinatario devono essere elencate a destra, alcune righe sotto la data.
   • Per ricevere una risposta direttamente, è preferibile indirizzare la lettera a una persona specifica. Fai una piccola ricerca, se ignori il nome del destinatario. Contatta l'azienda per scoprire il nome e il titolo della persona interessata.

6. 
   

   
   Scegli un modulo di chiamata. Questa formula serve per esprimere il tuo rispetto nei confronti del destinatario. Sceglierai la tua formula a seconda che tu conosca il tuo vicino o no. Considererai anche il grado di familiarità o formalismo della tua relazione. Esamina le opzioni nel seguente elenco.
   • Usa l'espressione "A chi di diritto:" solamente se non sai esattamente a chi indirizzare la tua lettera.
   • Se la tua relazione con il destinatario è superficiale, è meglio usare "Signore" o "Signora", per evitare uno strano.
   • Puoi anche indicare il titolo del destinatario, ad esempio: "Mr. Director".
   • Se conosci molto bene il destinatario e se i tuoi rapporti sono familiari, puoi utilizzare una formula più personale, come "Mia cara Suzanne".
   • In caso di dubbi sul sesso del destinatario, utilizzare la formula: "Signore, signori".
   • Non dimenticare di inserire una virgola dopo la chiamata o la formula dei due punti (:) dopo l'espressione "A chi è giusto".

Parte 2 Scrivi il corpo della lettera

1. 
   

   
   Adotta un tono appropriato. Secondo un noto detto, il tempo è denaro e la maggior parte degli uomini d'affari odiano perdere tempo. Pertanto, la tua lettera dovrebbe essere scritta con un tono breve e preciso. Semplifica la lettura andando direttamente al punto e iniziando con un paragrafo conciso.Ad esempio, puoi sempre iniziare con una frase come questa: "Sto scrivendo di ...".
   • Evita transizioni fiorite, parole pompose o frasi lunghe e tortuose. Invece, cerca il più semplice il più rapidamente e chiaramente possibile.
   • Adotta uno stile convincente. Molto probabilmente, il tuo obiettivo è persuadere il tuo lettore a fare qualcosa, cambiare idea, correggere un problema, pagare un conto o agire. Quindi, esponi il tuo punto di vista con convinzione.

2. 
   

   
   Usa pronomi personali È perfettamente corretto usare in pronomi personali una lettera commerciale io, noi e voi. Quando si tratta di te stesso, usa il pronome personale io. Userai il pronome personale, voi per parlare del destinatario.
   • Fai attenzione quando scrivi una lettera per conto di un'organizzazione. Se presenti il ​​punto di vista dell'azienda, devi usare il pronome personale noi. Pertanto, il lettore saprà che si tratta del punto di vista dell'azienda. Se esprimi la tua opinione, usa io .

3. 
   

   
   Sii chiaro e conciso. Informa il tuo lettore proprio sull'argomento del tuo discorso, perché ti risponderà rapidamente solo se la tua lettera è chiara come l'acqua di roccia. In particolare, è necessario indicare in modo inequivocabile se si desidera che il destinatario ti dia qualcosa o agisca in una determinata direzione. Spiega la tua posizione il più brevemente possibile.

4. 
   

   
   Usa la voce attiva. Nel descrivere una situazione o quando si effettua una richiesta, assicurarsi di utilizzare la voce attiva anziché la voce passiva. Il rischio di essere ambigui o impersonali, se espresso nella voce passiva. Inoltre, la voce attiva è più semplice e va dritta al punto. Ecco due esempi.
   • Modo passivo: "I tuoi occhiali da sole non sono progettati o fabbricati pensando alla forza. "
   • Active Way: "La tua azienda progetta e produce occhiali da sole senza prestare attenzione alla loro forza. "

5. 
   

   
   Rilassati se necessario. Le lettere sono scritte da persone ad altre persone. Evita il più possibile le lettere standard, perché non sarai in grado di costruire una relazione con qualcuno inviando loro una lettera stereotipata. Tuttavia, evitare espressioni colloquiali o gergali, come "deve essere detto" per "deve essere ammesso" o "denaro" per "denaro". Mantieni uno stile professionale, ma amichevole e amichevole.
   • Se conosci molto bene il destinatario, è possibile includere una formula gentile per esprimere i tuoi saluti.
   • Usa il buon senso per determinare gli aspetti della tua personalità che rivelerai. A volte un po 'di umorismo rende davvero più facile una relazione d'affari, ma fai attenzione prima di raccontare un aneddoto.

6. 
   

   
   Sii cortese. Devi esserlo, anche se scrivi un reclamo o una lettera di reclamo. Esaminare la posizione del destinatario e offrirgli, con tono accomodante e affabile, di fare ciò che è possibile entro limiti ragionevoli.
   • Ad esempio, un reclamo scortese potrebbe essere scritto come segue: "Penso che i tuoi occhiali da sole siano così poveri che ho deciso di non acquistare più. D'altra parte, un'affermazione cortese sarebbe simile a questa: "Sono deluso dai tuoi occhiali da sole e ho deciso di fare scorta con altri fornitori in futuro. "

7. 
   

   
   Usa a seconda pagina nell'intestazione per le tue pagine extra. La maggior parte delle lettere commerciali deve essere abbastanza concisa da adattarsi a una pagina. Ma se la tua lettera è più lunga, come un contratto o conclusioni legali, potresti aver bisogno di pagine aggiuntive. Usa a seconda pagina intestazione, fatta della stessa carta della prima pagina, ma di solito con un indirizzo abbreviato.
   • Scrivi il numero di pagina nella seconda e nelle pagine successive nella parte superiore della pagina. Puoi anche includere il nome e la data del destinatario.

8. 
   

   
   Lega tutto. Nell'ultimo paragrafo, riassumi i punti che hai affrontato nel corpo della lettera e indica chiaramente il tuo piano d'azione o cosa ti aspetti dal destinatario. Suggeriscigli di contattarti se ha domande o dubbi da esprimere. Ringrazia il destinatario per l'attenzione che ha prestato alla lettera o alla domanda in esame.

Parte 3 Termina la lettera

1. 
   

   
   Scegli un modulo di cortesia. In conclusione, come nelle forme di appello, deve mostrare rispetto e formalismo. Puoi scegliere, senza correre il rischio di ingannare te stesso, una formula come: "per favore, credi (signore) alla certezza della mia distinta considerazione" o "ti prego di esprimere (signore) l'espressione dei miei sentimenti devoti. Allo stesso modo, se si tratta di un'e-mail, considera l'utilizzo di frasi come "cordialmente", "rispettosamente" o "sinceramente" che sono meno formali, ma accettabili.

2. 
   

   
   Firma la lettera. Salta circa quattro righe prima di firmare la tua firma. Stampa la tua lettera prima di firmarla. È meglio usare inchiostro blu o nero. Se invii la tua lettera via e-mail, scansiona la tua firma e metti la foto nella parte appropriata della lettera.
   • Se firmi la lettera per conto di un'altra persona, scrivi "p. p. : »Prima della tua firma. Questa è l'abbreviazione dell'espressione "per procura", che significa "anziché" o "nel nome di".

3. 
   

   
   Digita il tuo nome e le informazioni di contatto Sotto la tua firma, inserisci il tuo nome, titolo, numero di telefono, indirizzo e-mail o altre informazioni di contatto applicabili. Scrivi ogni articolo su una riga indipendente.

4. 
   

   
   Aggiungi le iniziali del dattilografo. Se la lettera è stata digitata da una persona diversa dall'autore, puoi aggiungere le iniziali di quella persona sotto il blocco note. A volte, alcune aziende chiedono di includere le iniziali dell'autore della lettera per trovare più facilmente le persone che hanno partecipato allo sviluppo della lettera.
   • Se trovi solo le iniziali del dattilografo, scrivile in minuscolo, ad esempio: mj.
   • Se includi l'autore, usa le lettere maiuscole mantenendo le iniziali del dattilografo in minuscolo, ad esempio: RW: mj. È possibile separare le due iniziali con una barra, ad esempio: MW / mj.

5. 
   

   
   Indicare gli allegati. Se hai allegato parti alla tua lettera, scrivi la natura di queste parti, alcune righe sotto le tue coordinate, specificando il numero e il tipo di parti. Ad esempio, scrivi: "Allegati (2): un modulo, una brochure".
   • Puoi anche abbreviare l'espressione "Allegati" scrivendo "P. j".

6. 
   

   
   Immettere i nomi dei destinatari. Se invii una copia della lettera a un'altra persona, devi menzionarla nella lettera scrivendo l'abbreviazione "cc" sotto la riga "Allegati", seguita dal nome e dal titolo della persona. Questa abbreviazione significa "copia di cortesia". È anche l'abbreviazione dell'espressione "copia vera", quando le lettere sono state digitate con carta carbone.
   • Ad esempio, scrivi: "cc: Marie Martin, direttore del marketing".
   • Se aggiungi più di un nome, allinea il secondo sotto il primo ma senza "cc:"

Parte 4 Completare la lettera

1. 
   

   
   Correggi la lettera Il layout è un elemento chiave per riflettere la tua professionalità. Ma devi correggere i tuoi errori per dimostrare al destinatario che sei capace e responsabile. Esegui il controllo ortografico del tuo software di elaborazione elettronica, ma leggi attentamente la tua lettera prima di inviarla.
   • Verifica che la lettera sia chiara e concisa. Ci sono paragrafi che contengono più di tre o quattro frasi? In questo caso, prova a rimuovere frasi non necessarie.
   • Se la lettera è estremamente importante, considera di chiedere a uno dei tuoi amici o colleghi di leggerla per te. A volte un aspetto nuovo può individuare errori o errori che potresti non notare.

2. 
   

   
   Non graffiare la tua lettera. Se hai più pagine, non pinzarle. Se vuoi mantenere le tue pagine in ordine, puoi allegarle con una graffetta in alto a sinistra.

3. 
   

   
   Pubblica la lettera. Se spedisci la lettera per posta, usa una busta di formato commerciale. Se possibile, prendi una busta con il logo dell'azienda. Registrare correttamente l'indirizzo del mittente e del destinatario. Piega la lettera a metà, in modo che il destinatario dispieghi prima il lembo superiore e poi quello inferiore. Assicurati di ricevere abbastanza della tua lettera prima di inviarla.
   • Se ritieni che la tua scrittura sia disordinata e non rifletta la tua competenza professionale, inserisci gli indirizzi utilizzando il tuo software di elaborazione e-mail e stampali sulla busta con la tua stampante.
   • Se la lettera è estremamente importante o urgente, prendere in considerazione la consegna da parte di un servizio.
   • Se si desidera inviarlo via e-mail, convertirlo in formato "HTML" o PDF per mantenere la formattazione. Tuttavia, è meglio inviare la lettera stampata su carta.