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• Passi

Le e-mail sono una forma comune di comunicazione oggigiorno e sapere come presentarti quando scrivi un messaggio può aiutarti a sfruttare la tua carriera e creare contatti efficaci. Scrivere una presentazione chiara e succinta aumenterà le possibilità che il destinatario legga attentamente il messaggio e risponda in sequenza. Evita gli errori più comuni per distinguerti dalla massa.

Passi

Metodo 1 di 3: iniziare bene

1. 

   Scrivi chiaramente l'oggetto. Il destinatario deve avere una buona percezione del contenuto del messaggio anche prima di aprirlo. Sii diretto e diretto: un argomento lungo può essere noioso per il lettore. Per un'e-mail introduttiva, è perfettamente accettabile scrivere, ad esempio, "Presentazione - Il tuo nome’.
   • Scrivi prima l'oggetto. Un errore comune è lasciare l'oggetto per ultimo, dimenticarlo e inviare l'e-mail con il campo vuoto.
   • I dispositivi mobili generalmente mostrano solo da 25 a 30 caratteri dell'oggetto, quindi mantienilo breve.

2. 

   
   
   Apri con un saluto professionale. Non iniziare con "Hello" o "Hi". Inizia con un saluto tipico degli ambienti professionali. Evita di usare il nome della persona per salutarla.
   • "Gentile Sig.ra / Sig.ra o Caro Sig." - Se non sei sicuro dello stato civile della donna con cui stai parlando, scegli "Sig.ra"
   • "A chi può interessare": va utilizzato solo se non si sa a chi verrà inviato il messaggio.

3. 

   
   
   Presentati. La tua prima frase dovrebbe essere una presentazione. Ciò consente alla persona di associare un nome al resto del messaggio.
   • "Il mio nome è..."
   • Invia il tuo titolo se ne hai uno. Se ne hai diversi, non fare un elenco. Parla solo dei più rilevanti o importanti.

Metodo 2 di 3: essere concisi

1. 

   
   
   Spiega come hai contattato la persona. Fai sapere al destinatario come hai ricevuto la sua email. Questo aiuta a dimostrare che hai cercato i mezzi appropriati per metterti in contatto.
   • "Il tuo responsabile dell'ufficio mi ha fornito il tuo indirizzo email."
   • "Ho trovato questo indirizzo email sul tuo sito web."
   • "Quella persona ha detto che dovevo contattarti."

2. 

   Parla dell'ultima volta che ti sei incontrato (se lo è stato). Istigare la memoria della persona può portare a un maggiore coinvolgimento da parte sua.
   • "Abbiamo parlato brevemente alla conferenza della scorsa settimana".
   • "Ti ho chiamato ieri."
   • "Ho visto il tuo discorso a ..."

3. 

   Condividi un interesse comune. Questo può aiutarti a interagire meglio con il destinatario e impedisce anche che il messaggio sia troppo formale o freddo. Per determinare quali interessi avete in comune, potrebbe essere necessario ricercare brevemente la persona. Possibili punti di ricerca includono Facebook, Twitter e LinkedIn.
   • Spiega alla persona dove hai scoperto le informazioni in modo che non sembri che tu stia indagando o inseguendolo.
   • Se possibile, scegli un interesse che ha a che fare con il tuo lato professionale, come un'area di attività comune o un'azienda.

4. 

   Spiega il motivo del tuo contatto. Non impantanarti e arrivare al punto. Nessuno leggerà un'e-mail che contiene diversi paragrafi che affermano solo cose irrilevanti. Sii chiaro e diretto su ciò che desideri e sul motivo per cui stai contattando la persona. Se l'obiettivo è chiedere un consiglio o qualsiasi altra cosa, prima valuta se la richiesta è ragionevole, soprattutto se questo è il tuo primo contatto con la persona.
   • "Sono interessato a saperne di più su ..."
   • "Vorrei incontrarti quando sarà possibile parlare di ..."
   • "Volevo sapere la tua opinione su ..."

5. 

   Concentra le email su un solo argomento. Parlare di varie cose può far perdere interesse alla persona o dimenticare il motivo del tuo contatto. Chiedi solo una cosa e sii conciso.

Metodo 3 di 3: dire addio

1. 

   Ringrazia la persona per il suo tempo. A nessuno piace leggere le e-mail, quindi non dimenticare di ringraziare la persona per aver letto le tue. Questa semplice cortesia può migliorare notevolmente l'umore di una persona e aumentare le sue possibilità di ottenere una risposta.
   • "Grazie in anticipo per il tuo tempo."
   • "Grazie per aver dedicato del tempo a scrivere questo messaggio."

2. 

   Richiedi una reazione. Chiedi al destinatario di rispondere al messaggio, chiamare, pensare alla tua proposta o qualsiasi altra cosa che lo coinvolga. Fare una domanda è anche un ottimo modo per aumentare il coinvolgimento.
   • "Contattami quando hai tempo."
   • "Possiamo vederci a pranzo, se vuoi."
   • "Cosa ne pensi di...?"
   • "Aspetto la tua risposta."

3. 

   Finalizza l'email. Quando invii un'e-mail con contenuti professionali, saluta in modo conciso. Un semplice saluto può mantenere la professionalità ed esprimere la tua gratitudine.
   • "Cordiali saluti,"
   • "Grazie mille,"
   • "Grazie per l'attenzione,"
   • "Grato,"
   • Evita cose come "Abbraccio", "Baci", "Ha parlato", "Pace" o "Grazie per la tua considerazione".

4. 

   Includi la tua firma. Se non hai impostato la tua e-mail per includere una firma automatica su ogni messaggio, termina con il tuo nome, titolo e informazioni di contatto. Non esagerare e inserisci cinque numeri di telefono, duemila indirizzi o tre siti web. Mantieni le cose semplici e scegli il tuo indirizzo email o numero di telefono migliore per la persona che ti contatta. Evita di includere virgolette nella tua firma.

   • Jose Silva

      

     [email protected]

     (11)5555-1234

      

     www.sitedojosesilva.com

5. 

   Controlla l'email. Prima di fare clic su "Invia", leggi attentamente ciò che hai scritto almeno due volte e correggi gli eventuali errori che trovi. Poiché è probabile che l'e-mail sia il tuo primo contatto con la persona, devi fare la migliore impressione possibile. Errori di grammatica e ortografia renderanno la tua email poco professionale.