Contenuto

• stadi
• Parte 1 Organizza in tempo e spazio
• Parte 2 Gestione della posta elettronica
• Parte 3 Gestisci il tempo
• Parte 4 Mantenimento della salute fisica e mentale

In questo articolo: Organizzazione del tempo e dello spazio Gestione e-mail Gestione del tempo Gestione della salute fisica e mentale Riferimenti 15

Essere organizzati è una qualità ricercata dai recruiter, in quanto è una delle risorse migliori per fornire lavoro di qualità. Molti dipendenti devono tuttavia affrontare difficoltà organizzative di varia entità.Se ne fai parte, sappi che esistono soluzioni semplici ed efficaci. ti dà alcuni consigli per semplificare la tua vita professionale attraverso un'organizzazione migliore.

stadi

Parte 1 Organizza in tempo e spazio

1. 
   

   
   Registra le tue attività su un giornale. Prenditi una settimana per valutare ciascuna delle tue attività mentre procedi. Questa settimana tipica ti consentirà di avere una panoramica delle tue attività quotidiane. Sarai in grado di classificarli in base al tempo richiesto e agli obiettivi che ti permetteranno di raggiungere.

2. 
   

   
   Determina i tuoi picchi di produttività. Alcune persone sono più attive al mattino mentre altre sono più efficaci dopo pranzo. Qualunque sia il momento migliore per te, approfittane per svolgere i compiti più importanti e complessi.

3. 
   

   
   
   
   Dai la priorità alle tue attività. Prendi l'abitudine di avere un diario in formato cartaceo o digitale. Prima di partire la sera o di arrivare la mattina, segna le attività più importanti: rapporto da fare in breve tempo, preparazione di un appuntamento ... Questo ti permetterà di dare il tempo e l'energia necessari per ogni compito senza disperderti. Tuttavia, resta abbastanza flessibile da incorporare nuovi requisiti in caso di cambiamento delle circostanze. Se non si è sicuri dell'importanza relativa di un'attività, chiedere dettagli al proprio collaboratore o supervisore.

4. 
   

   
   Spedisci rapidamente piccoli compiti. Definire le priorità non significa procrastinare! In altre parole, se hai compiti non importanti ma facilmente realizzabili, non rimandarli durante la notte. Prenditi cura di queste piccole attività il più rapidamente possibile in modo da poterti concentrare sui punti più importanti.

5. 
   

   
   
   
   Organizza il tuo spazio di lavoro. Che tu abbia un piccolo ufficio o una stanza reale, il tuo spazio deve essere favorevole a un lavoro efficace! Uno spazio di lavoro disordinato può causare stress e limitare la produttività. Non si tratta di diventare un maniaco della toilette! Devi solo prendere l'abitudine di mettere in ordine la tua scrivania.
   • Memorizza il tuo spazio di lavoro. Sbarazzati di tutti i file e dei rifiuti che sporcano il tuo ufficio. Al contrario, classifica attentamente le parti importanti. Archivia e pulisci il tuo spazio di lavoro non appena ne hai l'opportunità: durante un periodo di attività, durante una pausa, tra due attività ...
   • Pulito mentre vai. In questo modo, eviti di accumulare carte o avanzi di cibo sulla scrivania.
   • Tieni le cose a portata di mano: telefono, penna, blocco carta ... Organizza il tuo spazio di lavoro per renderlo il più funzionale possibile.

6. 
   

   
   Organizza la tua giornata. Per organizzare in modo efficace, è necessario pianificare gli appuntamenti, ma anche tutte le altre attività professionali come la lettura della posta elettronica, la scrittura di report ... Ad esempio, è possibile trascorrere uno o due giorni della settimana appuntamenti tu e il resto della settimana per le altre tue attività. Non tentare di riempire periodi vuoti a tutti i costi. Cogli l'occasione per rilassarti o pensare a problemi meno immediati. Questi periodi di bassa attività possono anche prevedere l'atteso.
   • Usa un calendario o un calendario. Puoi scegliere un'agenda cartacea, un calendario elettronico o applicazioni come iCalendar o Google Now.
   • Classificare le tue attività. Ad esempio, puoi classificarli per tipo (progetto, evento, riunione, interruzione ...) o per ordine di importanza. Scegli un sistema che ti consente di visualizzare le tue attività principali a colpo d'occhio.
   • Ottimizzare l'uso degli strumenti digitali. Per esempio prospettiva può essere utilizzato come rubrica, calendario o elenco di attività da svolgere. Utilizzando lo stesso strumento per pianificare la tua vita professionale, guadagni in efficienza.
   • Se possibile, delegare alcuni dei tuoi lavori. Può essere difficile caricare un assistente con compiti assegnati a te o sollecitare l'aiuto di un collega. Tuttavia, ciò ti consente di concentrarti sulle attività che puoi svolgere e ottimizzare la gestione del tempo.

Parte 2 Gestione della posta elettronica

1. 
   

   
   Se possibile, pianificare la lettura della tua e-mail. Alcuni post potrebbero richiedere una connessione permanente ai tuoi messaggi. Se questo non è il tuo caso, non leggere le tue e-mail fino agli orari programmati durante il giorno.

2. 
   

   
   Ordina i tuoi messaggi. Contrassegna le conversazioni importanti e classifica le tue e-mail in base al loro scopo, al loro mittente ... Usa le funzionalità offerte da prospettiva (cartelle e sottocartelle) o Gmail (etichette).
   • Cancella le s mentre vengono elaborate. Archivia conversazioni ed e-mail importanti di cui potresti aver bisogno. Avere una scatola vuota, che sono stati tutti letti e trattati, può essere un sollievo alla fine della giornata. Se la rendi una regola empirica, assicurati di non affrettare l'elaborazione delle tue e-mail.

3. 
   

   
   Ottimizza i mezzi di comunicazione. Sia tra colleghi che con partner, non limitarti a una conversazione via e-mail. La conversazione istantanea o semplicemente il telefono sono le soluzioni preferite per la loro velocità e il contatto umano. Possono farti risparmiare tempo prezioso e risparmiare lo stress di aspettare la tua risposta. Inoltre, è più facile scambiare informazioni nel thread di una conversazione orale che per iscritto.

4. 
   

   
   Limitare interruzioni di lavoro intempestive. È essenziale fare delle pause durante il giorno. D'altra parte, interromperti nel mezzo di un'attività per rispondere al telefono o a un collega che passa davanti alla tua scrivania interrompe il tuo programma di lavoro e fa perdere tempo. Senza isolarti completamente, non esitare a chiudere la porta o a lasciare il telefono nella segreteria telefonica. Una volta completata l'attività, rispondere alle varie richieste. Detto questo, non fare una regola assoluta a rischio di apparire asociale o inaccessibile!

5. 
   

   
   Usa il cloud computing. Questa tecnologia consente di archiviare grandi quantità di informazioni tramite un server remoto. È quindi economico e migliora l'accessibilità dei dati. Pertanto, puoi lavorare da qualsiasi dispositivo purché abbia accesso a Internet. il cloud computing può migliorare la qualità del tuo lavoro e la tua gestione del tempo perché ti consente di lavorare più velocemente e in modo più efficiente. Questo servizio è generalmente disponibile come abbonamento pagato dalla società. Non esitate a proporre l'uso di questa tecnologia per il vostro servizio.

6. 
   

   
   Utilizza le funzionalità offerte dai motori di ricerca. Potresti già avere l'abitudine di registrare e classificare i siti nei tuoi preferiti su base personale. Non esitare a fare lo stesso in ufficio, soprattutto se hai il tuo computer. Ad esempio, i siti dei partner aziendali o le informazioni generali sono fonti alle quali è necessario un rapido accesso.

Parte 3 Gestisci il tempo

1. 
   

   
   Non tentare di eseguire più di un'attività alla volta. In un mondo dominato dalle tecnologie dell'informazione e della comunicazione, i dipendenti dovrebbero essere sempre disponibili e rispondere a tutte le richieste contemporaneamente. Tutti gli esperti sono ansiosi di dire che questo fenomeno di multitasking porta, contrariamente alle apparenze, una perdita di tempo e qualità del lavoro. Quando il nostro cervello è saturo di informazioni, non ha il tempo di analizzare tutto. Pertanto, eseguire più attività contemporaneamente aumenta lo stress e diminuisce la capacità di analisi e concentrazione. Ha più senso risolvere un problema alla volta.

2. 
   

   
   Crea il tuo programma. Oltre a stabilire un'agenda specifica (meeting, eventi, meeting ...), è bene avere un programma generale della giornata. Ciò ti consentirà di prevedere picchi di attività e periodi di riposo.
   • Alcune attività, come pensare a un progetto o studiare il file di un cliente, richiedono concentrazione e analisi. Per migliorare l'efficienza, pianificare un tempo specifico da dedicare a questo tipo di attività. Se sposti file o progetti, la tua capacità intellettuale potrebbe diminuire, rendendoti meno efficiente. Allo stesso modo, compiti più noiosi come la lettura di posta o rapporti devono essere limitati nel tempo. Altrimenti, potresti sentirti annoiato e ritardare o ritardare l'attività.
   • Concedi del tempo extra per alcune attività. In effetti, le riunioni o gli appuntamenti potrebbero richiedere più tempo del previsto. In base alla tua esperienza, includi nel tuo programma un intervallo di tempo superiore alla durata annunciata dell'evento.

3. 
   

   
   Puoi usare una sveglia. Può ricordarti un evento, segnalare la fine del tempo assegnato per il completamento di un'attività o semplicemente darti un ritmo di lavoro. Tuttavia, evita di farlo suonare inaspettatamente, poiché ciò potrebbe stressarti senza renderti più efficiente.

4. 
   

   
   Non svolgere le tue attività senza un motivo valido. Lennui, la stanchezza, il desiderio di lasciare l'ufficio prima ... sono tutti cattivi motivi per rimandare un'attività. Procrastinare è una vera perdita di tempo ed efficienza. Tuttavia, devi rimanere flessibile. Se si verifica un evento imprevisto (riunione dell'ultimo minuto, revisione di un file urgente ...), annota cosa devi fare e riprendi l'attività in seguito. Puoi anche impostare una soluzione alternativa. Ad esempio, se non è possibile partecipare a una riunione, provare a impostare una chiamata in conferenza.

Parte 4 Mantenimento della salute fisica e mentale

1. 
   

   
   Fai delle pause. Come menzionato nell'articolo, è indispensabile pianificare periodi di riposo fisico e intellettuale. In effetti, fare una pausa nel pomeriggio per fare ciò che non abbiamo avuto il tempo di fare la mattina è inutile. La pausa ti consente di fare un passo indietro, apprezzare il lavoro svolto e scambiare con i colleghi. Inoltre, aiuta a organizzare e migliorare la produttività. Se sei sopraffatto dal lavoro, inserisci il periodo di pausa nel tuo calendario in modo da non dimenticarlo. Se necessario, pianificare un allarme.

2. 
   

   
   Dormi abbastanza. I benefici del sonno sono sempre stati riconosciuti. Eppure molti lavoratori non dormono abbastanza. Prepara una routine per dormire bene la notte di sette o otto ore.

3. 
   

   
   Non confrontarti con i tuoi colleghi. Ognuno ha un ruolo particolare che apprende in modo diverso. Un metodo di organizzazione efficace per un collega non sarà necessariamente per te. Puoi discutere delle migliori pratiche, ma devi trovare il tuo sistema.

4. 
   

   
   L'organizzazione è un processo che richiede tempo. Il tuo programma verrà messo in atto mentre lavori in azienda. Non cercare di seguire la tua agenda a tutti i costi ed essere flessibile. Inizia con un'organizzazione generale (ufficio ordinato, distribuzione del tempo tra lavoro e pausa ...) e poi perfezionala gradualmente.