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• Domande e risposte della comunità

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Manager e team leader efficienti monitorano attivamente i propri dipendenti in diversi modi per garantire che le aziende con un rendimento scarso siano rapidamente disciplinate e quelle con un rendimento elevato siano premiate. Il monitoraggio dei dipendenti può anche aiutarti a identificare le aree in cui i dipendenti sprecano tempo o risorse aziendali per questioni private. Con il software giusto, puoi bloccare i siti Web inappropriati o non applicabili alle operazioni aziendali. Il monitoraggio efficace dei dipendenti, senza causare inutili attriti in ufficio, dovrebbe essere l'obiettivo di qualsiasi manager efficace.

Passi

Metodo 1 di 4: definizione delle aspettative

1. 

   Crea una spiegazione scritta delle tue politiche. Le tue politiche saranno efficaci solo se spiegate in termini chiari in un manuale o una guida per i dipendenti. Questa guida dovrebbe essere facilmente accessibile a tutti i dipendenti e definire quali sono le tue politiche e cosa sarà fatto nel caso in cui non vengano seguite. Per qualsiasi politica di monitoraggio che hai, come il monitoraggio di Internet o del telefono, potresti anche voler spiegare il processo di pensiero che ha portato alle tue politiche. Spiegare perché lo stai facendo può aiutare a ridurre la sfiducia dei dipendenti causata dal monitoraggio delle loro attività.
   • Stabilisci criteri chiari su cronometraggio, ore fatturabili (se applicabile), telefonate personali e uso personale di Internet al lavoro. Incoraggia i dipendenti a fare pause fuori orario, ove appropriato.

2. 

   
   
   Assicurati che i dipendenti siano a conoscenza di queste politiche. Se si verifica un qualsiasi tipo di monitoraggio oltre al check-in standard in corso, ad esempio se si utilizza il monitoraggio tramite telefono o Internet, è necessario informare direttamente i dipendenti. Tenere una riunione o inviare un'e-mail di massa per spiegare i cambiamenti nella politica di monitoraggio e spiegare esattamente quando e come le informazioni verranno registrate, salvate ed eliminate.
   • In alcuni stati, come Connecticut e Delaware, sei legalmente obbligato a informare i tuoi dipendenti di qualsiasi monitoraggio di Internet.
   • Anche se non ti viene richiesto di informare i tuoi dipendenti sul monitoraggio, potrebbero esserci dei contraccolpi se non glielo dici e loro lo scoprono da soli.

3. 

   
   
   Segui esattamente le linee guida disciplinari. Quando un dipendente non rispetta le tue politiche, assicurati che venga intrapresa l'azione disciplinare dichiarata per tale infrazione. Assicurati di applicare le politiche allo stesso modo a tutti i dipendenti. Sii chiaro sulle tue intenzioni. Documentare l'azione disciplinare e far firmare al dipendente i piani disciplinari. Se non segui correttamente queste linee guida, i dipendenti arriveranno a credere che le tue politiche impostate con cura non saranno realmente applicate.

4. 

   
   
   Mantieni le tue politiche entro limiti ragionevoli. Non effettuare il check-in troppo spesso e non istituire norme Internet eccessivamente limitanti. Un capo ficcanaso può abbassare il morale e innervosire i dipendenti. Concentrati sui risultati, piuttosto che sul processo. Se un dipendente sta producendo un buon lavoro e lavora bene in una squadra, non insistere troppo sui dettagli.
   • Dai più libertà al tuo personale di livello superiore. Anche se potrebbe essere appropriato fornire a un assistente temporaneo o amministrativo che ha pochi investimenti nella tua azienda un computer che si affaccia su uno spazio aperto che puoi monitorare, il personale di livello superiore si aspetta fiducia.
   • La libertà di lavorare a modo proprio renderà probabilmente il personale di livello superiore più produttivo, non meno.

Metodo 2 di 4: valutazione della produttività

1. 

   Controlla i tuoi dipendenti. Di tanto in tanto, effettua il check-in con il personale nel proprio ufficio in orari non programmati. Se un membro del personale fa spesso clic da una finestra quando entri o riaggancia il telefono, potresti dover esprimere una certa preoccupazione. Anche guardare i dipendenti di persona può aiutarti a criticare in modo costruttivo il loro lavoro.

2. 

   Chiedi una spiegazione di ciò su cui sta lavorando un dipendente. Un modo semplice per mantenere la responsabilità dei dipendenti è avere conversazioni regolari con loro su come sta andando il loro lavoro. Chiedete loro cosa hanno fatto dall'ultima conversazione, ponendo più domande e valutando le loro risposte man mano che la conversazione si sviluppa. Richiedi dettagli e prove tangibili dei risultati.

3. 

   Fai in modo che i dipendenti documentino il proprio lavoro. Chiedi al tuo dipendente di registrare lo stato di avanzamento del lavoro nei registri delle attività, negli elenchi di controllo o nei rapporti sui progressi. Tuttavia, i rapporti non dovrebbero essere eccessivamente onerosi o "impegnativi", ma dovrebbero incoraggiare i membri del team e la direzione a tenersi in contatto e sulla stessa pagina. Non aver paura di chiedere la prova del lavoro descritto in un rapporto quando parli con il dipendente.

4. 

   Valutare i lavori in corso. Se sei preoccupato per la produttività, chiedi una prova concreta delle prestazioni che sia misurabile e limitata nel tempo. Se un dipendente è un capo progetto, stabilisci le tappe fondamentali ma chiedi anche piani e tempistiche per il progetto. Verificare con altro personale per assicurarsi che tutti i membri del team di progetto stiano comunicando. Traccia personalmente lo stato di avanzamento dei progetti a più lungo termine e valuta la loro accuratezza e completezza.
   • Ad esempio, è possibile monitorare le voci di dati per un dipendente assegnato alla gestione di un database. Potresti valutare la tempestività delle voci, la loro accuratezza e la loro aderenza alle linee guida aziendali.

5. 

   Chiedi agli altri informazioni sulle interazioni dei dipendenti. Chiedere a fornitori, clienti e altri dipendenti le loro interazioni con un determinato dipendente per avere un'idea di come si è comportato quel dipendente. Tuttavia, è necessario un modo per aumentare l'obiettività di queste osservazioni in modo che i dipendenti non siano rappresentati ingiustamente. Quando chiedi queste informazioni, chiedi i dettagli sull'interazione invece delle impressioni. Chiedere descrizioni delle interazioni invece di valutazioni. E mantieni sempre una mente aperta; non sai mai quando un dipendente viene travisato.

Metodo 3 di 4: monitoraggio dell'attività online

1. 

   Scegli il software di monitoraggio. Il software di monitoraggio può essere configurato in diversi modi. La prima cosa da considerare è impostare un sistema completo con un server. Ciò includerà protezione antivirus e malware e anche il monitoraggio dei dipendenti. Se non disponi di personale IT per la manutenzione delle apparecchiature, puoi utilizzare un servizio basato su cloud come Trend Micro Business Security o Symantec Cloud per ottenere questi servizi. Questi servizi non sono estremamente costosi; aspettatevi di pagare circa $ 150 all'anno.
   • Se stai solo cercando di monitorare l'utilizzo del Web da parte dei dipendenti e bloccare alcuni siti, un pacchetto software più semplice andrà bene. Questo servizio sarà più economico e ti consentirà di monitorare e filtrare le pagine Web, visualizzare le sequenze di tasti e acquisire schermate. Ad esempio, Interguard Sonar fornisce questi servizi.
   • In alcuni casi, potresti persino essere in grado di ottenere gratuitamente sistemi di tracciamento rudimentali. Ad esempio, ActivTrak monitora il traffico web del sistema e produce un rapporto mensile per te.

2. 

   Blocca siti Web dannosi o inappropriati. I datori di lavoro hanno il diritto di monitorare le pagine Web visitate dai loro dipendenti e di bloccare i siti Web che ritengono non importanti per le operazioni aziendali, inappropriati o potenzialmente dannosi. Principalmente, i datori di lavoro bloccano determinati siti Web per assicurarsi che i dipendenti siano produttivi, ad esempio bloccando Facebook o siti di compravendita di azioni che li distraggono, o per garantire che i dipendenti non molestino i colleghi o commettano spionaggio aziendale.
   • I datori di lavoro possono anche bloccare siti considerati pornografici o odiosi.
   • Alcuni pacchetti di monitoraggio consentono di impostare limiti di tempo su determinati tipi di siti Web, ad esempio concedendo un determinato periodo di tempo ogni giorno sui siti di social media.
   • Quando noti che i tuoi dipendenti stanno visitando un sito Web non correlato al lavoro frequentemente, blocca quel sito Web e invia un'e-mail per ricordare loro che sono in orario aziendale.

3. 

   Monitora la posta elettronica. Il monitoraggio delle e-mail è più difficile da giustificare per i datori di lavoro. Prima di leggere le e-mail dei dipendenti, i dipendenti devono essere informati della politica che consente la lettura delle loro e-mail. Inoltre, il datore di lavoro di solito ha bisogno di una ragione per il sospetto che lo ha portato a leggere le e-mail, come un incidente documentato con quel dipendente. È anche difficile per i datori di lavoro giustificare la lettura delle e-mail se hanno affermato in origine che le e-mail saranno riservate.

4. 

   Assicurati di essere in regola con la legge. Alcune misure di monitoraggio possono interferire con il diritto alla privacy dei tuoi dipendenti. Verificare con un avvocato del lavoro prima di installare il software di monitoraggio. Assicurati che sul software sia presente una documentazione scritta che i dipendenti abbiano firmato e che tutti capiscano a cosa serve il software.

Metodo 4 di 4: istituzione di altri tipi di monitoraggio

1. 

   Registra le conversazioni telefoniche. La legge federale consente ai datori di lavoro di monitorare le conversazioni telefoniche dei dipendenti. Tuttavia, questo è vero solo per le chiamate di lavoro, come quelle con clienti o fornitori. Un datore di lavoro non è generalmente autorizzato a monitorare le chiamate personali e deve interrompere la registrazione e il monitoraggio della chiamata quando si rende conto che è personale. L'unica eccezione a questo è se le telefonate personali sono esplicitamente vietate dalla politica sul posto di lavoro.
   • La registrazione e il monitoraggio dei messaggi vocali dovrebbero essere fatti solo con giustificazione, come un sospetto documentato di cattiva condotta.
   • Le conversazioni telefoniche possono essere registrate utilizzando i tocchi del telefono o un sistema di registrazione elettronica. In alcuni casi, questo può essere collegato con l'altro software di monitoraggio.

2. 

   Imposta la videosorveglianza. Le aziende in genere utilizzano la videosorveglianza per scoraggiare i clienti dal rubare i prodotti. Tuttavia, alcune aziende utilizzano anche la videosorveglianza per assicurarsi che i dipendenti siano produttivi e non violino le politiche aziendali. Monitorare i dipendenti in questo modo può fornire prove imparziali della cattiva condotta dei dipendenti e può anche motivarli a lavorare in modo più diligente. Tuttavia, la costante sensazione di essere osservati potrebbe mettere a disagio i dipendenti e portare a un calo del morale. Per questi motivi, valuta attentamente i pro ei contro prima di utilizzare la videosorveglianza.
   • In molti stati, anche la videosorveglianza è attentamente regolamentata dalla legge statale. Verificare con le leggi statali prima di implementare questo tipo di monitoraggio.
   • Videoregistrare i dipendenti che svolgono determinate attività, come usare il bagno o cambiarsi, è sempre illegale e può comportare sanzioni penali.

3. 

   Tieni traccia delle posizioni dei tuoi dipendenti. Alcune app, come Xora e TSheets, consentono ai datori di lavoro di monitorare i movimenti dei dipendenti attraverso i loro smartphone. Questo è in genere utilizzato per timbrare in entrata o in uscita ed è legale se il dipendente dà il consenso. Tuttavia, alcuni dipendenti vengono monitorati 24 ore su 24, 7 giorni su 7 utilizzando il software, il che potrebbe fornire loro motivi legali per citare in giudizio i loro datori di lavoro per violazione della privacy. Se implementi questo tipo di politica, consulta un avvocato per assicurarti di farlo legalmente.
   • Le aziende di spedizione o di guida possono anche utilizzare i localizzatori nei veicoli per garantire che i conducenti rimangano sul percorso. Questa è una pratica comune ed è generalmente accettabile.

Domande e risposte della comunità

Gestisco un team composto da 4 membri. Quale strumento di monitoraggio del tempo consiglieresti?

Vorrei raccomandare il tracker WebWork. Lo sto usando per le esigenze di monitoraggio del mio team già da 7 mesi. È abbastanza facile da usare e ha molte funzioni utili come livelli di attività, screenshot, rapporti, fatture e così via. Inoltre, è più conveniente rispetto ad altre app.

Come posso fare rapporti giornalieri?

Puoi provare un software di monitoraggio e gestione all-in-one. Raccoglierà il riepilogo del lavoro giornaliero di tutti i dipendenti ed esporterà un rapporto giornaliero, settimanale o mensile che puoi controllare o scaricare.

L'azienda ha stabilito una politica in base alla quale ogni personale deve timbrare quando va in campo o fuori ufficio e timbrare quando torna. Come posso gestire questo problema se il personale si rifiuta di farlo?

È difficile costringere i tuoi dipendenti a farlo, quindi perché non usi un altro modo per raggiungere il tuo scopo? Puoi provare un software di monitoraggio. Può registrare automaticamente l'ora di accesso e di disconnessione del computer, quindi sarebbe l'ora di ingresso e di uscita che si desidera registrare. Altrimenti, potresti minacciare i tuoi dipendenti che non verranno pagati accuratamente se non utilizzano accuratamente il sistema, ma dovrai essere preparato per farlo rispettare. Assicurati di averlo pubblicato legalmente e dai ai tuoi dipendenti abbastanza tempo per adattarsi.